فن إدارة الوقت.. أفضل مهارات إدارة الوقت وتنظيمه بفعالية

وفي هذا الصَّدد، أشار الدكتور إبراهيم الفقي خبير التنمية البشرية إلى أهمية الوقت وإدارته بقوله: "الوقت هو أثمن ما تملك، وأعظم ما يمكنك استثماره، هو حياتك ودنياك، هو حاضرك ومستقبلك، إن تُضيِّعه يعني ببساطة أن تُضيِّع حياتك، وتُفرِّط في أحلامك وأمانيك؛ فالوقت هو الحياة".

ولإتقان هذا الفنّ، لا بُدّ من التمتُّع بمجموعة من المهارات الأساسية واكتسابها للوصول إلى نتائج مُرضية وتحقيق المطلوب، فما هي هذه المهارات؟

تحديد الأهداف: بداية الطريق

يُعَدّ تحديد الأهداف بداية الطريق لإدارة الوقت وتنظيمه؛ فانعدام الأهداف التي يمكن أن يسعى الفرد إلى تحقيقها يعني انعدام قيمة الوقت لديه، ممّا يعني أنّ حياته ستكون خاوية بلا معنى، كما أنّ تحديد الأهداف مُهمّ جدّاً لاكتساب المهارات الأخرى في إدارة الوقت؛ فهو يُمهِّد الطريق لتحديد الأولويّات وتنظيمها، وكيفية أداء المهامّ ضمن الوقت المُحدَّد.

تحديد الأولويات: الأهمّ فالمهمّ

في جلسة صفاء مع النفس ليلاً، لا بُدّ للشخص من التفكير جيداً في الأمور والمهامّ ذات الأهمية والأولويَّة، والتي تُعَدّ مفصليَّة له، والمهامّ الأخرى التي تليها في الأهمِّية؛ إذ إنّ وجود تصوُّر واضح لطبيعة المهامّ وأهمّيتها يعني قطع شوط جيّد في طريق إدارة الوقت.

ويجدر التنويه إلى ضرورة الموازنة بين أهمية المهمّة والوقت المُستغرَق في إنجازها؛ فقد تكون هناك مهامّ أقلّ أهمية من غيرها لكنّها تحتاج إلى وقت طويل لإتمامها، ومهامّ أخرى أهمِّيتها أكبر من تلك لكنَّها تستغرق وقتاً أقلّ، ومن هنا، فإنّ الإدارة الفعّالة للوقت تعني القدرة على المُواءَمة بين هذه المهامّ، والمَزج بينها بطريقة فعّالة؛ لتحقيق المطلوب في النهاية.

التنظيم والتخطيط: لا للعشوائية  

لن تكون هناك إدارة فعّالة للوقت ما لم تكن هناك خطَّة واضحة؛ فالعشوائية والفوضى من أكثر الأمور التي تُشكِّل عائقاً في رحلة استثمار الوقت؛ لذا لا بُدّ من امتلاك القدرة على التخطيط والتنظيم، ووضع استراتيجية واضحة لتحقيق الأهداف والأولويات التي وُضِعت مُسبقاً، مع التحديث المُستمِرّ عليها، وتقديم تغذية راجعة للذات عن الأداء والنتائج التي تحقَّقت، بالإضافة إلى تدوين الملاحظات المُهِمَّة.

التفويض: فرصة لتخفيف العبء

يُقصَد بمهارة التفويض أن يمنح الفرد شخصاً آخر الصلاحية لأداء مهمة مُعيَّنة نِيابة عنه؛ بهدف تنظيم الأمور الشخصية والمهنية والموازنة بينهما، ممّا يساعد على توفير الوقت والجهد، ويُتيح الفرصة للالتفات والتركيز على مهامّ أخرى تحتاج إلى جهد أكبر؛ فعلى سبيل المثال، يمكن للمدير في العمل تفويض أحد أعضاء الفريق المُميَّزين لإجراء الاجتماع الروتينيّ مع المُوظَّفين؛ حتى يمكنه التعامل مع مشكلة فنِّية طارئة واجهته.

حلّ المشكلات: تجاوز للعقبات

في كثير من الأحيان، لا تجري الرياح بما تشتهي السُّفن؛ فالتعرُّض للتحديات والعقبات أثناء السعي إلى تحقيق الأهداف أمر واردٌ وطبيعيّ أيضاً، وهذا يستدعي القدرة على التعامل معها بالطريقة الصحيحة وإدارتها جيِّداً، والتحلّي بمهارة حلّ المشكلات، واتِّخاذ القرارات المناسبة التي تُحقِّق المصلحة في النهاية، وليس الاستسلام لليأس والفشل، ومن أجل استثمار الوقت بطريقة فعّالة، ينبغي ألّا تكون المشكلات أو الحالات الطارئة التي تواجه الفرد نقطة النهاية.

إدارة الإجهاد: لن يكون التوتر مسيطراً بعد اليوم

إنّ الشعور بالتوتُّر والإجهاد النفسي أو البدني الذي ينشأ من الشعور بكثرة المهامّ والمسؤوليات وربّما عدم القدرة على إنجازها كلّها، سيُؤثّر في الإنجاز لا محالة؛ لذا لا بُدّ من التعامل مع هذا الإجهاد بحكمة وذكاء، وعدم السماح له بالسيطرة على الذات؛ فلا بأس من أخذ استراحة قصيرة لممارسة تمارين التأمُّل، أو الاتِّصال بصديق، أو الاستماع إلى آيات السكينة والطمأنينة من القرآن الكريم؛ لشحذ الهِمَّة من جديد، واستعادة الطاقة الإيجابية.

وختاماً

تأكيداً على أهمية الوقت وإدارته بطريقة فعّالة، حرصت دولة الإمارات العربية المُتَّحِدة على توعية أفراد المجتمع به؛ من خلال تنظيم محاضرات يُقدِّمها خبراء ومُختَصّون في المجال من جهات عِدَّة؛ كجمعية الإمارات للتنمية الاجتماعية، وهي تهدف إلى تعريف الحضور بأهمية الوقت، ومساعدتهم على إدارته لتنظيم حياتهم؛ لذا يمكن حضورها والاستفادة من معلوماتها.

كما تطرح العديد من المُؤسَّسات والمراكز في الإمارات برامج ودورات تدريبية في فنّ إدارة الوقت؛ بهدف تمكين الأفراد من استثمار وقتهم، وتحديد أولوياتهم، وجدولة أعمالهم ومهامّهم اليومية وأمور حياتهم بطريقة مُنظَّمة؛ لذا يمكن التسجيل في مثل هذه الدورات والاستفادة ممّا تُقدِّمه؛ لاكتساب مهارات إدارة الوقت.

المراجع

[1] ketabpedia.com, فن إدارة الوقت د. إبراهيم الفقي
[2] indeed.com, 9 Key Time Management Skills and How To Improve Them
[3] coursera.org, 7 Essential Time Management Skills
[4] betterup.com, 8 time management skills to help reclaim your work-life balance
[5] simplilearn.com, Top 16 Time Management Skills to Help You Become a Success