5 نصائح تساعدك في الالتزام بالمواعيد واحترامها

تحديد أسباب التأخر المتكرر والعمل على تجاوزها

من الضروري تحديد الأسباب وراء التأخر المتكرر عن المواعيد، التي غالباً ما ترتبط بسوء إدارة الوقت، مثل البدء في مهامٍ جديدة قبل وقت الموعد بمدة بسيطة؛ كالرغبة في مراجعة مادة دراسية، أو إنجاز تكليفٍ خاص بالعمل، أو ترتيب المنزل قبل الخروج، ما يزيد من احتمالية التأخر عن المواعيد والمهام التالية. 

ومن ناحيةٍ أخرى تزداد احتمالية التأخُّر عن موعدٍ ما على نحو متكرر بسبب الخوف والقلق من الذهاب إليه، كموعد زيارة الطبيب، أو التأخر عن الذهاب إلى المدرسة بسبب التعرّض إلى تنمر بعض الطلاب، أو التأخر عن العمل بسبب غياب الدافع والشعور بقِلة الإنجاز، ويجدر بالذكر أنّ الالتزام بوقت الموعد يُقلل من مشاعر التوتر التي ستزداد في حال التأخر عنه.

اتباع عادات يومية إيجابية أكثر تنظيماً 

تساعد العادات اليومية المنظمة في تجنّب الفوضى التي تؤدي إلى التأخير عن المواعيد لا سيما الصباحية منها، وتَكمُن صعوبتها في الاستيقاظ لها؛ فقد يسهم البقاء في السرير في ضياع 10 دقائق إلى 15 دقيقة من وقت التحضير للموعد؛ لذلك ينبغي النهوض فور سماع المنبه وتجنّب تشغيل إعداد الغفوة (Snooz)، وزيادة اليقظة بوضع المنبه في مكانٍ بعيد عن السرير وغسل الوجه بالماء وممارسة بعض التمارين الرياضية.

ويُفضَل تحضير الأغراض الضرورية للموعد قبل ليلة على الأقل، كتجهيز الملابس الخاصّة للموعد، وطباعة الملفات اللازمة للعمل أو الدراسة، ووضعها في مكانٍ محدد مثل المكتب؛ لمنع ضياعها، ويُنصَح بوضع اللوازم الأساسية كالمفاتيح بالقرب من مخرج المنزل لتجنب التأخير في البحث عنها، وأخيراً يُنصَح بتعيين منبه قبل ساعة من الموعد المطلوب ومنبه آخر قبل 15 دقيقة للتذكير بضرورة الخروج إلى الموعد.

معرفة المسافة والوقت اللازمين للوصول إلى مكان الموعد

ينبغي معرفة الوقت المطلوب للوصول إلى مكان الموعد لتجنب التأخير عنه، ويُمكن استخدام تطبيقات الخرائط على الهاتف لتحديد الزمن الذي يحتاج إليه الطريق.

يُنصَح كذلك بزيارة مكان الموعد مسبقاً إذا لم يكن مألوفاً، لا سيما عند استخدام المواصلات العامّة؛ لحساب وقت الانتظار أيضاً، والانطلاق قبل 15 دقيقةً مثلاً من الزمن المُتوقع لقطع مسافة الطريق إلى مكان الموعد تفادياً لأيّ تأخير قد يحدث بسبب الظروف والعوائق غير المُتوقعة، كاتساخ الملابس قبل الخروج، أو أزمات الطريق الفجائية بسبب الظروف الجوية، أو تعطّل السيارة والاضطرار إلى الوقوف وإصلاحها.

تخصيص وقت محدد لكل مهمة والتأكد من الالتزام به

إنّ الرغبة في إتمام كل المهام على نحو مثالي قد يجعلها تتطلب وقتاً أكثر من المخطط له، بالإضافة إلى قِلة التركيز في المهمة الحالية والانشغال بأمورٍ فرعية ما يؤخر إنجازها، ومحاولة إتمام عدد من الالتزامات دون تخصيص وقت مناسب لكلٍ منها.

لذا يُنصَح باستخدام المؤقت أثناء إنجاز المهام عموماً لإدراك الوقت الذي  يجب أن تنتهي فيه، وبالتالي زيادة القدرة على تخصيص الوقت المناسب لها فيما بعد وتفادي التأخير الحاصل عن سوء التخطيط، ويساعد تنظيم المواعيد الأسبوعية والالتزام بعددٍ قليل منها في إتاحة وقت كافٍ لكلٍ منها أثناء الوجود فيها والانتقال فيما بينها، ما يسهل إضافة مواعيد جديدة وفق الحاجة والالتزام بها كذلك.

تحديد الأولويات في جدول الأعمال

تختلف أولويات المواعيد لكل فئة عمرية، لكن لا يُمكن الاستغناء عن تنظيمها وإدارة جدول الواجبات المنزلية والمدرسية والوظيفية التي ستؤثر في الالتزام بها، وتساعد تقنيات تنظيم الوقت في صنع جدول أعمال بسيط وفّعال كمصفوفة أيزنهاور (Eisenhower matrix). 

تعتمد هذه المصفوفة على تقسيم الالتزامات حسب الوقت والأهمية في جدولٍ مكوّن من أربع خانات، الأولى للمواعيد المهمة والمستعجلة، كموعد حضور اجتماع عمل، والثانية للمواعيد المهمة غير المستعجلة التي تحتاج إلى تحديد وقت معين لإنجاز متطلباتها كتسليم واجب مدرسي بعد أسبوع، والثالثة للمواعيد غير المهمة والمستعجلة كشراء هدية لمناسبة شخصية اقترب موعدها، ويُمكن الاستعانة بالآخرين لتنفيذ المهمة المرتبطة بتلك المواعيد، والرابعة للمهام غير الضرورية وغير المستعجلة، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي.

ختاماً، لا بُد من التذكّر دائماً أنّ احترام وقت الآخرين هو جزء من احترام الذات، وأنّ الالتزام بالمواعيد واحترامها يُضفي عدة فوائد إلى جوانب الحياة الشخصية، ويُسهم في الترقي الوظيفي؛ لأنّه مؤشر مهم على احترافية الموظف وزيادة الثقة به والاعتماد عليه في بيئة العمل بفضل إتمام المهمات وإعطائها حقها من الزمن دون استعجال.

لذا يُوصَى بمراعاة القدوم على الموعد قدر الإمكان، وفي حال الاعتقاد بعدم القدرة على الالتزام بموعدٍ ما، فيجب إبلاغ الطرف الآخر بذلك في أقرب وقتٍ ممكن.

المراجع

[1] calendar.com, 10 Tips for Being Punctual
[2] indeed.com, 8 Tips for Being on Time To Work and Meetings
[3] wikihow.com, How to Be Punctual
[4] edenworkplace.com, 7 Tips to Help Increase Punctuality in the Workplace
[5] mindtools.com, Dealing With Lateness