طرق لإدارة الاجتماعات بفعالية: تحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع

ومع ذلك، يمكن أن تكون الاجتماعات غير فعّالة، وتعيق الإنتاجية، ولا تُحقِّق الأهداف المَرجُوَّة منها؛ ممّا يُحتِّم ضرورة الإلمام بكيفية إدارتها، وفي ما يأتي مجموعة من الطرق التي تساعد على إدارة الاجتماعات بفاعلية:

تحديد أهداف واضحة 

يُعَدّ تحديد أهداف واضحة الخطوة الأولى لإدارة الاجتماعات بفاعلية؛ بمعنى أنّ النتائج المَرجُوَّة من الاجتماع لا بُدّ أن تكون مُحدَّدة ومعروفة لدى الجميع؛ فقد يكون الهدف من الاجتماع اتِّخاذ قرار مُعيَّن، أو توليد أفكار جديدة، أو تصميم خُطَّة لمشروع جديد، وبغضّ النظر عن ماهية هذه الأهداف، فلا بُدّ من تحديدها قبل الاجتماع؛ لأنّ تحديدها يُسهم في تركيز الحاضرين على الأفكار والنقاط المُهِمَّة أثناء الاجتماع، وتجنُّب ضياع الوقت.

إعداد جدول أعمال مُفصَّل 

لا يكفي تحديد أهداف عامَّة للاجتماع، وإنَّما ينبغي إعداد جدول أعمال واضح ومُفصَّل للمواضيع التي سوف تجري مناقشتها في الاجتماع، وتحديد وقت مُعيَّن لكلّ جانب أو موضوع، بالإضافة إلى تضمين مُدَّة إضافية من الوقت للنقاط التي قد تطرأ فجأة في الاجتماع، وإن كانت هذه النقاط تتطلَّب وقتاً طويلاً، فيمكن تأجيلها إلى اجتماع آخر.

وينبغي أن يحتوي جدول الأعمال أيضاً على أسماء المشاركين في الاجتماع وعددهم، ووقت الاجتماع، ومُدَّته، والمكان الذي سوف يُعقَد فيه، ويمكن إرسال جدول الأعمال مُسبَقاً للمشاركين فيه؛ كي يستعِدُّوا له بأفضل صورة ممكنة.

دعوة الأشخاص المناسبين 

يساعد اختيار الأشخاص المُناسِبِين للمشاركة في الاجتماعات على إدارتها بفاعلية، وضمان مناقشة المواضيع، واتِّخاذ أفضل القرارات، مع الحرص على تجنُّب دعوة عدد كبير من الأشخاص؛ كي لا يُؤدّي إلى صعوبة إدارة الاجتماع، وتشتُّت الانتباه عن الأهداف الأساسية.

وينبغي -بدلاً من ذلك- دعوة عدد مُحدَّد من الأشخاص ذوي الصلة المباشرة بالمواضيع المطروحة، والتحقُّق من أنّ لكلّ فرد من الحاضرين دور فاعل في الاجتماع؛ كتكليف أحد المشاركين بمَهمَّة تتبُّع مَسار الاجتماع، والآخر بمَهمَّة تدوين الملاحظات، أو اتِّخاذ القرارات.

استخدام التكنولوجيا والوسائل المرئية

تساعد الأدوات البصرية، والعُروض التقديمية "Presentations"، على تعزيز فعالية الاجتماعات؛ إذ يجري تقديم المعلومات من خلالها تقديماً مرئياً وواضحاً؛ ممّا يُسهِّل على الحاضرين استيعاب المفاهيم الصعبة، وفهم الأفكار المُعقَّدة التي يمكن طرحها في الاجتماع، ومن الأمثلة على الأدوات المرئية: الرُّسومُ البيانية، والمُخطَّطات، بالإضافة إلى أنّ الوسائل المرئية تكسر روتين الاجتماعات وجمودها، وتُلهِم فريق العمل للحصول على حلول مُبتكَرة، وأفكار إبداعية.

اختيار المكان أو الوسيلة المناسبة لعقد الاجتماع

تُعَدّ البيئة أو المكان الذي سوف يُعقَد فيه الاجتماع من الأمور المُهِمَّة لنجاح الاجتماعات وتحقيق فاعليّتها؛ إذ يُؤثِّر نوع الاجتماع، وأهدافه، واحتياجات الحاضرين فيه في اختيار البيئة المناسبة؛ فالاجتماعات اليومية أو الأسبوعية التي تتضمَّن مناقشات سريعة -مثلاً- يُمكن عَقدها عبر الإنترنت؛ ممّا يعني إمكانيَّة الوصول إلى الحاضرين في أيّ وقت، وأيّ مكان. 

أمّا الاجتماعات الاستراتيجية التي تتطلَّب التفكير العميق والعصف الذهني، فمن الأفضل أن تكون وجاهيَّة، ولا بُدّ من الحرص على تغيير روتين الاجتماعات التي تُعقَد شخصيّاً؛ كي لا تتَّسِم بالملل؛ إذ يمكن التنقُّل بين الغُرَف المختلفة في مقرّ العمل، أو عَقد الاجتماع في الخارج إن كان الجوّ مناسباً لذلك.

تشجيع المشاركة الفاعلة

تُعَدّ المشاركة الفاعلة في الاجتماعات من المُؤشّرات الأساسية لنجاحها؛ لذا، لا بُدّ من معرفة طُرُق إدارة مشاركات الحاضرين ونقاشاتهم، وتتمثَّل الخطوة الأولى في ذلك بخلق بيئة تُشجِّع التعبير عن الرأي دون خجل أو تردُّد؛ بإتاحة الفرصة لكلّ فرد في الفريق بالتحدُّث مهما كان دوره الوظيفي، والحرص على الحيلولة دون هيمنة بعض الأفراد على النقاش.

ويمكن أيضاً طرح أسئلة مفتوحة تبدأ بـ "كيف"، و"لماذا"؛  بهدف تشجيع التفكير العميق والنقاشات المُثمِرة، وتخصيص وقت مناسب لتبادل الأفكار والآراء بحُرِّية بين الحاضرين جميعهم، واحترام وجهات النظر المختلفة.

وختاماً، تجدر الإشارة إلى أنّ من الطرق التي تسهم في إدارة الاجتماعات بفاعلية: تقييمها، وتدوين الملاحظات، والتغذية الراجعة من المشاركين فيها؛ عبر طرح أسئلة تقييمية عِدَّة عن مدى فاعلية هذه الاجتماعات، وما إذا كانت هناك أمور يمكن إضافتها؛ لتحسين جودة الاجتماعات، أو إذا كانت الاجتماعات المُتعدِّدة تُؤثِّر سلباً في الإنتاجية.

ويُمكن أن يُجري المسؤول عن الاجتماع تقييماً ذاتياً للاجتماعات؛ عبر تسجيلها، والكشف عن الجوانب التي تتطلَّب التحسين والتطوير؛ سواء الجوانب المُتعلِّقة بالأشخاص أنفسهم، أو بطُرُق تنفيذ الاجتماعات؛ بهدف جعلها فاعلة أكثر بما يُحقِّق الأهداف المَرجُوَّة منها.

المراجع  

[1] digitalmarketinginstitute.com, 9 Tips for Effective Meetings 
[2] elevateapp.com, 15 Tips for Running an Effective Meeting 
[3] champlain.edu, How to Lead and Run an Effective Team Meeting
[4] indeed.com, How to Manage Effective Meetings  
[5] mindtools.com, Running Effective Meetings - How Do I Start and Host a Meeting?