نصائح عند كتابة صيغة استقالة تُرضي صاحب العمل

وعلى الرغم من صعوبة الموقف الذي يتطلَّب تقديم خطاب الاستقالة الرسميّ، فإنّه يُعَدّ أمراً لا مَفرَّ منه؛ ممّا يجعل تعلُّم كيفية كتابته بصيغة احترافية وإيجابيَّة ضرورة مُهِمَّة؛ لترك انطباع مهني جيّد في مكان العمل، وعدم قطع حبال الودّ مع الإدارة، وفي ما يأتي بعض النصائح التي تُساعد على ذلك:

افتتاح خطاب الاستقالة بافتتاحية مناسبة

لا بُدّ من افتتاح خطاب الاستقالة بالطريقة الشائعة للرسائل المتداولة بين المدير والموظَّف في العمل؛ كالبدء بجملة "السيِّد فلان"، ويُفضَّل ذكر المَقطَعين؛ الأوّل، والأخير، من اسمه؛ لتكون الصيغة أكثر رسميةً، ويمكن أيضاً الاكتفاء بالمَقطع الأوّل إذا كان هناك تواصل شخصيّ معه، ولا مانع من الحفاظ على الألقاب، مثل: الأستاذ، أو الدكتور، ويُنصَح أيضاً بذكر موضوع الخطاب مباشرة وبوضوح في المُقدِّمة؛ ألا وهو الرغبة في الاستقالة من العمل.

الالتزام بالصيغة الرسمية وعدم الإطالة والإسهاب 

تتميَّز رسالة الاستقالة بوصفها مُختصَرة؛ أي إنَّها لا ينبغي أن تزيد عن صفحة واحدة؛ لذا، لا بُدَّ من تجنُّب الإطالة في الحديث، أو ذكر التفاصيل الدقيقة التي لا داعي لها بما يدعو إلى الملل؛ ممّا يحول دون حصول المدير على المعلومات الضرورية، مثل: تاريخ ترك العمل، أو الدافع الفِعليّ للاستقالة، مع التنويه إلى ضرورة الالتزام بالصيغة الرسمية المُهذَّبة في الرسالة، وتجنُّب الصيغة العامِّية قدر الإمكان.

تجنُّب إبداء أيّ تعليقات سلبية

يُنصَح بالابتعاد عن الخوض في السلبيات التي تتعلَّق باستراتيجية عمل إدارة الشركة أو المُوظَّفين، أو أيّ تعليق سلبي يُزعج صاحب العمل في خطاب الاستقالة؛ إذ قد يحتاج إليه، أو يعود ليلتقي به مهنياً في يوم ما، ولا بُدّ من الحفاظ على الإيجابية قدر الإمكان حتى لو شعر المُوظَّف في قرارة نفسه بأنّ تجربته لم تكن مُرضِية تماماً.

تحديد اليوم النهائي للعمل

ينبغي أن يكون الموظف شديد الوضوح عند تحديد اليوم الذي سيترك فيه العمل فِعلياً في الفقرة الأولى من خطاب الاستقالة بما يسمح لصاحب العمل بأخذ التدابير اللازمة؛ كإيجاد البديل؛ الأمر الذي يضمن عدم إلحاق الضَّرر بالشركة قدر الإمكان، وعدم تعرُّض الموظف نفسه لمشكلات لاحقة، وينبغي التحقُّق من فترة الإشعار أو الإنذار المُتَّفق عليها في العقد، والتي تُلزِم الموظَّف بإخبار المدير بتركه العمل قبل مُدَّة مُحدَّدة.

وعلى الموظَّف أن يُعبِّر في رسالة استقالته عن الاستعداد لتدريب زميله، أو الموظّف الآخر الذي سيَحلّ مَحلَّه، على كيفية تنفيذ الأعمال التي كان مسؤولاً عنها قبل حلول موعد الاستقالة، وإبداء جاهزيَّته أيضاً لخدمة الشركة لأطول مُدَّة مُمكِنة؛ لإنهاء المشاريع المطلوب تسليمها، والتعاون لإنجازها والالتزام بها خلال الفترة المُتبقِّية، ومثال ذلك: "أتعهَّد بجعل قرار استقالتي من العمل سَلِساً قدر الإمكان، وأنا مُستَعِدّ لبَذل الجُهد اللازم لتحقيق ذلك".

ذكر أسباب الاستقالة

يُعَدّ الحديث عن الأسباب الدافعة إلى تقديم رسائل الاستقالة جُزئيّة اختيارية فيها، وفي هذا الصَّدد، لا بُدّ أن يكون السبب مُقنِعاً، ومُختصَراً جدّاً دون إسهاب في التفاصيل، ويُنصَح بتجنُّب التطرُّق إلى المَظالم أو أيّ أمر مُشابِه على الإطلاق؛ كي لا يُؤثِّر في رأي صاحب العمل إن رغب في اختياره لاحِقاً ضمن قائمة المراجع في أيّ عمل مستقبلي.

ومن الأمثلة على الأسباب الإيجابية التي يمكن الحديث عنها ضمن دوافع الاستقالة: الرغبة في تغيير المسار المهني في العمل بما يتناسب مع القدرات والإمكانات الشخصية، أو الرغبة في إنشاء مشروع خاصّ، أو مواصلة التعليم الأكاديمي، أو السَّعي إلى إيجاد شركة أخرى يُمكن من خلال العمل فيها الموازنة بين الحياة الشخصية والعمل بصورة أفضل.

اختتام خطاب الاستقالة باحترافية

لا بُدّ من الاهتمام بإظهار مشاعر الشُّكر والعِرفان لصاحب العمل؛ لإتاحة العديد من الفرص المفيدة، والخبرات المهنية الثمينة، خلال فترة العمل معه، مثل: "كانت تجربة مفيدة أكسبَتني العديد من المهارات"، أو "أشعر بالامتنان للفرصة التي أُتِيحت لي للعمل مع قياديّ مثلك"، ويُمكن اختتام الرسالة بكلمة "شكراً" مثلاً، أو أيّ عبارة أخرى تدلّ عليها.

ويُنصَح بالتركيز على أهمّ الجوانب الإيجابية التي يمتلكها صاحب العمل في خاتمة خطاب الاستقالة؛ للحفاظ على جسور التواصل معه، ولا بُدّ من إضافة معلومات الاتِّصال الخاصّة أيضاً تحت التوقيع في أسفل الخطاب، مثل: الاسم الكامل، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف المحمول، إن لم تُذكَر في البداية؛ ممّا يُتيح لصاحب العمل التواصل مع الموظّف لاحقاً عند رغبته في ذلك.

وختاماً، لا بُدّ من الحرص على تقديم خطاب الاستقالة بما يُظهِر الاحترام للشركة؛ للحفاظ على السُّمعة المهنية الإيجابية بين الزملاء، وبالإضافة إلى رسالة الاستقالة الرسمية، لا مانع من إجراء اجتماع مع صاحب العمل؛ سواء أكان وجاهياً، أم عن بُعد؛ بهدف إخباره بقرار ترك العمل شخصياً، ومناقشة بعض الأمور الضرورية، مثل الاتِّفاق على التوقيت المناسب للإعلان عن هذه الاستقالة بين المُوظَّفين؛ تبعاً لما يراه مناسباً.

المراجع

[1] indeed.com, How To Write a Resignation Letter (With Examples)
[2] roberthalf.com, How to Write the Best Resignation Letter to Part Ways Positively
[3] wordtune.com, Mastering the Art of Goodbyes: Crafting a Positive Resignation Letter
[4] michaelpage.com, How to gracefully resign from your job
[5] joinhandshake.com, How to write a resignation letter (templates & tips)