مزايا وعيوب الاتصال الكتابي: وجه آخر للتواصل

ويُستخدَم الاتِّصال الكتابي بطابع غير رسمي؛ للتواصل بين الأهل والأصدقاء؛ بغرض التعبير عن المشاعر بحُرِّية دون ضوابط، أو بطابع رسمي في العمل؛ للتعبير ومشاركة المعرفة بصورة واضحة ومُحدَّدة، ويمكن القول إنّ الاتِّصال الكتابي سلاح ذو حَدَّين؛ إذ يرتبط استخدامه بمجموعة من المزايا والعُيوب، على النحو الآتي:

مزايا الاتصال الكتابي: إيجابيات تُعزِّز انتشاره الواسع

هناك العديد من المزايا المرتبطة باستخدام الاتِّصال الكتابي، ومن أبرزها ما يأتي:

نقل رسائل واضحة وكاملة

عند كتابة نصّ ما، يكون فقدان جزء منه، أو نسيان المُرسِل فكرة مُحدَّدة، أمراً نادر الحدوث في الغالب؛ إذ يمكنه التفكير مَلِيّاً في الرسالة قبل إرسالها، بالإضافة إلى التأنّي في صياغتها، وانتقاء الكلمات المناسبة للتعبير عن مُراده أيضاً، أمّا احتمالية عدم انتباه المُستلِم لجملة ما مكتوبة فهي غير واردة أيضاً؛ إذ يُمكِنه قراءة الرسالة مرّات عِدَّة؛ لضمان الفهم التامّ، وبذلك تنتقل الرسائل بشمولية دون مشكلات.

ديمومة الحفظ وسهولته

يمكن ببساطة الاحتفاظ بالنصوص المكتوبة بغضّ النظر عن شكلها؛ بغرض استخدامها والاستفادة منها لاحقاً؛ إذ تظلّ مَرجعاً صالحاً يمكن الاعتماد عليه في أيّ وقت؛ فمثلاً، يمكن الاحتفاظ بنُسخة من رسائل البريد الإلكتروني المُتَداولة بين مُوظَّفي الشركات في سِجِلّات الشركة، ويمكن أن تُمثِّل أيضاً أدلَّة قانونية، وهذا ما لا يمكن تطبيقه بسهولة في التواصل اللفظي؛ فتسجيل الأصوات ليس مُتاحاً في الظروف كلِّها عادةً.

صعوبة التحريف والتعديل

تتميَّز الرسائل المُتناقَلة كتابيّاً بصعوبة تعرُّضها للتعديل والتحريف؛ فالمعلومات الواردة فيها ثابتة بطريقة يصعب التلاعب بها، على العكس تماماً من التواصل اللفظي؛ إذ قد تتعرَّض المعلومات المُتناقَلة شفهيّاً بين الأشخاص إلى الحذف، أو الزيادة، أو التعديل أحياناً؛ الأمر الذي يجعل التواصل الكتابي مفيداً، وخاصَّة عند الرغبة في نقل الرسائل الطويلة التي تتضمَّن معلومات كثيرة يُخشى ضياعها.

توفير الوقت والمال

يمكن عبر الاتِّصالات الكتابية تبادل الرسائل عن بُعد بفاعلية، دون الحاجة إلى التواجد في مكان واحد للالتقاء، وخاصَّة في هذا العصر الذي يتطلَّب تبادل المعلومات بأسرع الطرق المُمكِنة؛ ممّا يجعله وسيلة جيِّدة لتوفير الوقت والمال.

إمكانية استخدامه في مجالات واسعة

يمكن الاعتماد على الاتِّصال الكتابي في مختلف التطبيقات؛ إذ يُستخدَم في إعداد المُستنَدات، والتقارير، وتوثيق السجِلّات المُهِمَّة لمختلف المؤسسات والشركات، وهو يُشكِّل جزءاً لا يتجزّأ من التسويق أيضاً؛ فمن خلال التعبير الكتابي، يمكن صياغة الإعلانات بطريقة مُقنِعة وجذابة، إلى جانب أهمّيته في قطاع التعليم؛ للاختبارات والتقييمات، وتنفيذ الواجبات، وغيرها من المجالات.

عيوب الاتصال الكتابي: مُحدِّدات تُقلِّل الرغبة في استخدامه

هناك عدد من العيوب التي قد تُقلِّل استخدام الاتِّصال الكتابي أحياناً، ومن أبرزها ما يأتي:

سوء الفهم

يمكن أن يُؤدّي الاتِّصال الكتابي إلى نشوء الخلافات وسوء الفهم أحياناً؛ لغياب نبرة الصوت والإيماءات الجسدية الضرورية لإيصال الرسائل كاملةً أثناء التواصل بين الأشخاص؛ لذا، لا بُدّ من التنويه إلى ضرورة الانتباه إلى استخدام المرسل عبارات واضحة دائماً بصورة لا تُثير الشكّ في نواياه.

اقتصاره على الفئة المُتعلِّمة

يقتصر الاتِّصال الكتابي على فئة مُحدَّدة من المجتمع؛ ألا وهي الفئة التي تُتقِن القراءة والكتابة؛ الأمر الذي يؤدّي إلى عدم القدرة على تبليغ محتوى الرسائل المكتوبة بصورة فاعلة للجميع؛ فالبعض لا يملك المهارات اللازمة لفهم النصوص المكتوبة على النحو المطلوب، وهنا يكمُن قُصور الاتِّصال الكتابي أحياناً.

استغراق وقت طويل في انتظار الردّ

قد يُواجه بعض المُرسِلين أحياناً مشكلة تأخُّر الطرف الآخر في الردّ على رسائلهم؛ ممّا يُعيق قدرتهم على اتِّخاذ القرارات الحاسمة بالسُّرعة اللازمة، وقد يكون التعبير اللفظي وجهاً لوجه أسرع في بعض الأحيان من كتابة تقارير نموذجية ومُنسَّقة بطريقة مثالية قد تُعيق سَير العمل.

المراجع

[1] shrutisonasharma.medium.com, Written Communication, Its Importance and Tips To Improve It
[2] educba.com, Advantages and Disadvantages of Written Communication
[3] topresume.com, Written Communication Guide: Types, Examples, and Tips
[4] economicsdiscussion.com, Advantages of Written Communication
[5] mugafi.com, Advantages and Disadvantages of Written Communication