كيفية كتابة إيميل رسمي: خطوات بسيطة لاحتراف التواصل

كتابة موضوع الإيميل المُرسل

يُعَدّ الموضوع من العناصر الأساسية الجاذبة لمُستلِم الرسالة، والتي تزيد فرص انتباهه لها، وإيلائها الاهتمام المطلوب؛ لذا، لا بُدّ من الالتزام بهذا العنصر، والحرص على كتابته بأسلوب مناسب، وفي العُموم، يتضمَّن الموضوع عادةً نبذة تُعطي انطباعاً عامّاً عن محتوى الإيميل، وتكون مُرتبطة بمضمونه ارتباطاً وثيقاً، على ألّا يزيد عدد كلماتها عن 10 كلمات في الحدّ الأقصى، مثل: "طلب مغادرة غداً الساعة 11:00".

البدء بالتحيَّة 

ينبغي افتتاح الرسالة بصورة رسمية ومهنية؛ كمخاطبة المُستلِم باسمه بعبارة: "السيِّد فلان"، ثمّ استخدام تحيَّة مناسبة، مثل: "السلام عليكم"، وعند عدم معرفة هوية المُستلِم على وجه التحديد، يمكن اعتماد جملة "إلى مَن يهمّه الأمر"؛ لأنّ المُهِمّ هو بدء الرسالة بأسلوب يُشجِّع القارئ على متابعة القراءة، ويُؤكِّد على تهذيب المُرسِل.

كتابة نص الإيميل 

يُقسم محتوى الإيميل عادةً إلى فقرتَين أو ثلاث، يفصِل بين كلٍّ منها سطر، والفقرات هي: مُقدِّمة، وفقرة أساسية، وخاتمة؛ لتسهيل قراءته من قِبَل المُستلِم، ولا بُدّ من التأكيد على ضرورة الإيجاز قدر الإمكان، وإن لم تكن هناك معرفة مُسبَقة مع المُستلِم، فيُفضَّل أن يُعرِّف المُرسِل بنفسه في بداية المُقدِّمة، ثمّ إدراج الدافع من المراسلة.

وينبغي ترتيب المعلومات بعناية؛ بحيث تُذكَر المعلومة الأهمّ أوّلاً، ويُنصَح بعدم التطرُّق إلى مواضيع جانبية لا علاقة لها بالموضوع الأصلي للرسالة؛ فهذا يُعَدّ من الحشو الزائد الذي لا فائدة منه، وهو يُسهِم في إضاعة وقت المُستلِم وتشتيته؛ ممّا يعني ضرورة الوضوح، والدخول في صلب الموضوع مباشرة ودون مُقدِّمات، وعلى الرغم من عدم وجود عدد مثالي للكلمات في الإيميلات الرسمية، فإنَّ الإيميل ينبغي ألّا يتجاوز حدود الشاشة في الغالب.

إنهاء الإيميل بالشكر والتوقيع

في نهاية الإيميل، يمكن ذكر ما يرغب المرسل في معرفته من المُستلِم بصيغة واضحة؛ كذِكر أنَّه في انتظار الردّ بأسرع وقت ممكن، أو بأنَّه على استعداد لتقديم معلومات أخرى ذات صلة بالموضوع إن رغب المُستلِم في ذلك.

ويمكن أيضاً الاكتفاء بالشُّكر على الوقت والاهتمام، وهنا، يجدر التنويه إلى ضرورة تضمين الإيميل عبارة رسمية ختامية، مثل: "مع خالص الاحترام"، أو "مع الشُّكر"، أو "أطيب التحيّات"، ثمّ التوقيع مهنيّاً بذِكر الاسم، والمُسمَّى الوظيفي -إن لم يُذكَرا سابقاً-.

تنسيق محتوى الإيميل

تُتيح تطبيقات البريد الإلكتروني المختلفة استخدام أنواع وألوان مُتنوِّعة من الخطوط، ومع ذلك، يُنصَح بانتقاء ما هو رسميّ بعيداً عن الزخارف؛ كخطّ "Arial" الذي يُعَدّ جيّداً للاستخدام، إلى جانب أنّ الكتابة بحجم 10-12 مناسب وواضح للقراءة على معظم شاشات الأجهزة.

أمّا لون الكتابة، فيُنصَح بالتزام اللون الأسود أو الرمادي الداكن فقط، وتجدر الإشارة إلى إمكانية استخدام الخطّ الغامق باعتدال؛ للتأكيد على أمر مُهِمّ.

مراجعة الإيميل قبل إرساله

تُعَدّ هذه الخطوة ضرورية؛ لضمان سلامة المحتوى من أيّ أخطاء إملائية أو لغوية؛ فمثل هذه الأخطاء ستُعطي انطباعاً عن عدم اهتمام المُرسِل بصحَّة رسالته اهتماماً كافياً، وخاصَّة مع عدم إمكانية التراجُع عن الإرسال للتعديل عند اكتشاف الأخطاء في وقت لاحِق.

ومن النصائح الفعّالة في هذا السِّياق: قراءة الرسائل بصوت مسموع؛ لاكتشاف الأخطاء، ويمكن الاستعانة ببعض الأدوات المجّانية المُتاحة على الإنترنت؛ للتدقيق.

ولا بُدّ من الانتباه إلى كتابة عنوان البريد الإلكتروني للمُستلِم بدِقَّة قبل الإرسال، وعند الرغبة في إرفاق صور أو مِلفّات، فلا مانع من التحقُّق منها مرَّة أخرى، ولا بأس من الإشارة إلى وجودها؛ للَفت انتباه المُستلِم؛ كي لا يغفل عنها.

وختاماً، يُنصَح بإنشاء بريد إلكترونيّ مناسب لإرسال الرسائل الرسمية؛ عبر اختيار عنوان احترافي يتضمَّن اسم الشخص مع بعض الرموز فقط، بعيداً عن الأسماء الوهمية، أو غير المفهومة؛ إذ يُعزِّز هذا الرسميَّةَ والجِدِّيَّة في التواصل، ويُعطي انطباعاً جيِّداً عن المُرسِل.  

المراجع

[1] wikihow.com, How to Write a Formal Email
[2] mailchimp.com, Best Practices for Email Subject Lines
[3] indeed.com, 23 Examples of Follow-Up Email Subject Lines
[4] wallstreetenglish.com, How to Write Formal Emails in English
[5] blog.aifsabroad.com, NEED TO WRITE A PROFESSIONAL EMAIL? FOLLOW THESE 7 STEPS