إعداد التقارير باحترافية عالية: نصائح لضمان النتائج المطلوبة

ويُشار إلى ـأنّ هناك أنواعاً مُختلفة من التقارير، وقد اعتُمِد في تصنيفها على مجالات استخدامها، والهدف منها، ومن أبرزها: التقارير التعليمية؛ كالأبحاث الأكاديمية، والتقارير المُتعلِّقة بالأعمال؛ كتقارير المَبيعات والتسويق، وتقارير المشاريع، بالإضافة إلى التقارير الدورية؛ سواء أكانت أسبوعية، أم سنوية؛ كتلك المستخدمة في تقييم الموظفين، وغيرها.

وللحصول على الفائدة المَرجُوَّة من التقارير، لا بُدّ من إعدادها باحترافية عالية، وفي ما يأتي أبرز النصائح التي تُساعد في ذلك:

تحديد الغرض من التقرير 

قبل بدء كتابة التقرير، لا بُدّ من تحديد الغاية من بذل هذا الجُهد بوضوح، ووصف الهدف الأساسي الذي يسعى المُعِدّ إلى بيانه بدِقَّة؛ فالغرض من إعداد التقارير تقديم معلومات مُحدَّدة عن موضوع مُحدَّد دون تشتيت المُتلقِّي؛ لذا، يُنصَح بكتابة الأفكار التي سيتضمَّنها التقرير؛ للتركيز عليها، بالإضافة إلى التأكُّد من تغطية جوانبها كافَّة بأفضل الأساليب المُمكِنة، والالتزام بطرح معلومات ذات علاقة وثيقة ومباشرة بالموضوع الأساسيّ للتقرير.

ومن الوسائل المفيدة التي يُمكن اتِّباعها في هذا السِّياق إيجاد إجابات مُحدَّدة عن الأسئلة الآتية: "ما القيمة التي سيُقدِّمها إعداد هذا التقرير؟"، و"ما الفئة التي سيُوجَّه إليها؟"؛ ممّا يُسهم في جعل أهداف الكاتب مُحدَّدة وواضحة.

البحث المُوسَّع لجمع المعلومات

ينبغي توفير أفضل المعلومات وأكثرها شمولية أثناء إعداد التقرير، وهذا يتطلَّب البحث المُوسَّع من مصادر مُتنوِّعة؛ كالكُتُب، وقد يتطلَّب أيضاً إجراء مقابلات شخصية؛ للحصول على أدِلَّة ونتائج تجارب فِعلية بعيداً عن التحيُّز ووجهات النظر العامَّة.

بالإضافة إلى ضرورة جمع البيانات الإحصائية الداعمة للمحتوى؛ فهذا من شأنه جعل التقرير أكثر موثوقيَّة وجذباً للجمهور المُستهدَف، ويُنصَح أيضاً بتدوين المراجع بدِقَّة أثناء البحث؛ ممّا يُسهِّل عملية توثيقها بعد الانتهاء من إعداد التقرير.

البدء بتقديم الأفكار الأساسية الواردة في التقرير

تنتشر صفة الملل ونفاد الصبر السريع لدى غالبية الناس؛ ممّا يجعل البدء بما يهمُّهم أمراً ضرورياً أثناء إعداد التقارير؛ لإعطائهم المُختَصَر المُفيد قبل الخوض في التفاصيل العميقة، لا سِيَّما وأنّهم قد لا يملكون الوقت الكافي لقراءة صفحات التقارير جميعها للوصول إلى نتائجه المكتوبة في النهاية، بالإضافة إلى أنّ القارئ قد يرغب أحياناً في أخذ لمحة سريعة والحصول فقط على المعلومات الأساسية التي يُقدِّمها التقرير قبل قراءته بتمعُّن.

ولتحقيق ذلك، لا بُدّ من عرض نتائج التقرير والتوصيات المُتعلِّقة بها في البداية؛ إذ لا شَكّ في أنّ النتائج أو المُخرَجات أكثر ما يبحث عنه القارئ أثناء بحثه؛ لذا، لا مانع من عَرضها في بداية التقرير، ثمّ يمكن الإسهاب في التفاصيل لمَن يرغب في الاطِّلاع عليها.

استخدام لغة سليمة وبسيطة

يُسهِم التقرير المكتوب بلُغة سهلة وواضحة في توفير الوقت على القارئ؛ لأنّ قراءته سريعة لا تحتاج إلى التوقُّف عند كلّ جُزئِيّة، أو قراءتها مرّات عديدة لفَهمها، وهو من الأمور الضرورية، لا سِيَّما في الشركات مثلاً؛ لتمكين الموظفين من اتِّخاذ الإجراءات المناسبة بالسُّرعة المطلوبة، فضلاً عن أنّ المحتوى السَّهل تكون إمكانية تذكُّر تفاصيله أكبر فيما بعد؛ الأمر الذي يسمح بمُناقَشة مُحتَواه في أيّ وقت.

ولا بُدّ من اختيار اللغة وأسلوب الحديث المناسبَين للفئة المناسبة؛ فلكلّ جمهور أسلوب مُحدَّد يجري من خلاله إيصال المعلومات إليه بالجودة المطلوبة، ويُنصَح دائماً بإعادة مراجعة التقرير وتفحُّصه؛ بغرض التحقُّق من أنّ أسلوب عَرضه سَلِس وبسيط، وأنّ كلماته مفهومة ومناسبة للجميع؛ ممّا يُسهِم في تصحيح الأخطاء اللغوية أو الإملائية أوّلاً بأوّل.

كتابة نُسخة أوّلية قابلة للتعديل

تُعَدّ المُسوّدة من الوسائل التي يمكن بها كتابة نُسخة أوّلية من التقرير دون الاكتراث باللغة وأسلوب الطرح؛ ممّا يزيد قدرة الكاتب على التركيز في المعلومات والأفكار على نحو أفضل، وتُساعد المُسوّدة على تعديل  النقاط الواردة في التقرير بسهولة لاحِقاً، بالإضافة إلى فتح المجال لاستئناف البحث، وعَرض المزيد من المعلومات الثريَّة والداعمة للأفكار التي تتضمَّنها أجزاء مُعيَّنة عند الرغبة في ذلك.

تنسيق التقرير وشكله الخارجي بأسلوب جاذب

عادةً ما يكون الشكل الخارجيّ أوّل ما يلفت انتباه القارئ عند بحثه عن تقرير ما؛ فإمّا أن يكون الشكل مُريحاً يُعطي انطباعاً مُنظَّماً عن المحتوى، وإمّا يكون مُنفِّراً، وعلى أيّ حال، لا شكّ في أنّ المساحات البيضاء تُعَدّ من العناصر المُريحة؛ لذا، يُنصَح بكتابة المحتوى المُتباعِد دون ترك الفرصة لتزاحم الكلمات؛ ممّا يُسهِّل تتبُّع المعلومات الواردة فيه بسهولة، بالإضافة إلى أنّ استخدام العناوين الفرعية بكثرة قد يُسهِم في زيادة المساحة البيضاء بفاعلية.

ويُنصَح أيضاً باستخدام الألوان في التقارير؛ للفت انتباه الجمهور إلى أمور مُعيَّنة؛ إذ يمكن استخدامها -مثلاً- في المُخطَّطات البيانية، مع ضرورة الانتباه إلى أنّ اختيار الألوان أمر حَسّاس جِدّاً في إعداد التقارير؛ لذا، ينبغي استخدامها استخداماً مدروساً بعيداً عن الفوضَوية.

وعموماً، يُنصَح باختيار الألوان، ودمجها معاً دمجاً صحيحاً؛ ممّا يُعطي القارئ إحساساً بالذوق الرفيع، ويزيد جمالية التقرير، ويُنصَح بتجنُّب استخدام أكثر من لون؛ تفادِياً لتشتيت القارئ.

وينبغي أن يتضمَّن التقرير الاحترافي ترقيماً للصفحات أيضاً؛ ممّا يُسهِّل تصحيح الأخطاء المُتعلِّقة بالطباعة حين وقوعها، وهو مفيد للقارئ؛ لأنّه من الأساسيات الضرورية التي تُسهِم في استخدام جدول المُحتَويات؛ للتنقُّل بين العناوين الفرعية، والاطِّلاع على الجُزئِيّات المُهِمَّة بسهولة.

إدراج المراجع إدراجاً صحيحاً

يُعَدّ إدراج المراجع ضرورياً؛ لبيان المصادر التي استُمِدَّت منها المعلومات؛ فهي تُسهِم في إعطاء القارئ فرصة الرجوع إليها إن رغب في الحصول على شَرح إضافي للمحتوى، ويعتمد عدد المراجع المُستخدَمة في التقارير على موضوعاتها التي قد يصل عددها إلى نحو 100 مرجع أحياناً، وينبغي الانتباه إلى إدراج المراجع التي جرى الاعتماد عليها بالفِعل فقط، ولا بُدّ أيضاً من ربطها بالترتيب الرقمي الوارد في التقرير دون أخطاء.

ويُنصَح باعتماد أسلوب مُوحَّد في كتابة المراجع؛ فعند توثيق مرجع ما بالتسلسل الآتي: (اسم الكتاب، اسم المُؤلِّف، سنة الإصدار)، لا بُدّ من توثيق المراجع الأخرى من النوع نفسه بالترتيب ذاته، ولا بُدّ من تحرّي الدِّقَّة في توثيق المراجع؛ فالقارئ لن يكون سعيداً بإضاعته ساعات طويلة في البحث عن مرجع ما؛ ليتبيَّن له بعدها أنّ حروف اسم المُؤلّف لم تكن مكتوبة بصورة صحيحة -على سبيل المثال-.

المراجع

[1] indeed.com, How To Write a Report in 7 Steps (Plus Tips)
[2] wordtune.com, How To Write a Report: A Detailed Guide [+AI Method]
[3] driveresearch.com, 4 Ways to Make Your Qualitative Report Grab Attention of Readers
[4] clearlingo.co.nz, 5 reasons to use plain language for business reports
[5] coschedule.com, How To Write A Report: A Simple Step-By-Step Process