ما هو التخطيط الإداري وكيف يتم تنفيذه؟

وتظهر أهمية التخطيط الإداري في قدرة الشركة على تنظيم أعمالها واستغلال الموارد المُتاحة بأفضل وسيلة مُمكِنة، بالإضافة إلى إسهامه في تقليل المخاطر والتحدّيات غير المعروفة والجهد المهدور، وتحفيز الموظفين على الابتكار، واكتشاف الفرص الجديدة التي تُسهم في تطوير العمل، ممّا ينعكس إيجاباً على الإنتاجية.

فما التخطيط الإداري؟ وكيف يُنفَّذ؟ 

ما التخطيط الإداري؟

التخطيط الإداري من العمليات الأساسية في إدارة أيّ مُنظَّمة أو شركة؛ فبه تُوضَع الأهداف، وتُحدَّد الأولويات، وتُوجَّه الموارد المُتاحة لتحقيق الأهداف المَرجُوَّة، وبالتالي تحقيق النتائج الإيجابية في النهاية وفقاً لجدول زمنيّ مُحدَّد وخُطَّة عمل مُفصَّلة تتضمَّن الإجراءات الواجب اتِّخاذها، وكيفية تنفيذها، والأشخاص المسؤولين عنها، ممّا يضمن تحقيق الأهداف على نحو منظَّم. 

التخطيط الإداري دليل عمل مُفصَّل، أو خُطَّة تنظيمية قابلة للتنفيذ تتضمَّن اتِّجاهات السوق، مع الأخذ في الاعتبار المخاطر والتحدّيات التي قد تواجهها المُنظَّمة أو الشركة، والحلول الفَعّالة التي يمكن أن تسهم في التعامل معها باحترافية؛ سواء بتقليل تأثيرها السلبي، أو بالتخلُّص منها نهائياً.

ورغم أهمّية وضع إجراءات مُحدَّدة وخُطَّة مُفصَّلة في عملية التخطيط الإداري، إلّا أنّ هذه الخُطّة لا بُدّ أن تتميَّز أيضاً بالمرونة الكافية؛ لإجراء التعديل المناسب، والتكيُّف مع التغيُّرات والظروف غير المُتوقَّعة، ممّا يُوفِّر أساساً قوياً لتعزيز نطاق الأعمال وتوسيعه بفعاليَّة.

خطوات تنفيذ التخطيط الإداري

ولتنفيذ التخطيط الإداري، لا بُدَّ من اتِّباع خطوات مُحدَّدة، وهي:

زيادة الوعي وجمع المعلومات

قبل البدء بأيّ عملية تخطيط، من الضروري في البداية تقييم الوضع الحالي للشركة، وتحديد أسباب الحاجة إلى التحسين أو التغيير، ويتضمَّن ذلك تحليل البيئة الداخلية، مثل: الموارد المُتاحة، والعوامل الخارجية؛ كتوجُّهات السوق، ويساعد هذا التحليل في فهم الوضع الحالي للشركة بواقعية، وبالتالي القدرة على تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات بدِقَّة عالية، وكلَّما كانت البيانات والمعلومات شاملة أكثر، كانت الخُطَّة أكثر قوّة وفاعليَّة.

تحديد أهداف الخطة

لضمان التخطيط بفعالية، لا بُدَّ من تحديد الأهداف التي تسعى الشركة إلى تحقيقها بما يتماشى مع رؤيتها المستقبلية؛ ففي البداية تضع الشركة هدفاً رئيساً واقعياً وقابلاً للتحقيق والقياس ضمن إطار زمني مُحدَّد، ثمّ تقسم هذا الهدف إلى أهداف أصغر، ممّا يُسهِّل تحقيقها، ويُعزِّز عملية التنفيذ.

ولأنّ الأهداف هي الأساس في عملية التخطيط للشركة، فلا بُدَّ أن تكون مُصاغة بلغة واضحة ودقيقة؛ حتى تُنفَّذ على النحو المطلوب، وينبغي أن تكون هذه الأهداف مُحدَّدة بمعايير كمّية ونوعية قدر الإمكان؛ ليكون تقييمها وقياسها أمراً ممكناً؛ كزيادة المَبيعات بنسبة 20%، أو توظيف 10 موظفين جُدد في السنة، وهكذا، بالإضافة إلى ضرورة تحديد الأهداف طويلة المدى وقصيرة المدى، وتنظيمها على نحو هرمي حسب الأولوية.

توقع الصعوبات والتحديات

رغم صعوبة التنبُّؤ بالظروف المستقبلية بدِقَّة، إلّا أنّ التخطيط لها مهمّ أيضاً؛ فبوضع الافتراضات المَبنيَّة على تحليلات دقيقة، يمكن توقُّع العقبات المُحتمَلة، ووضع أفضل السُّبُل لتجاوزها، وبينما يمكن التحكُّم في العقبات الداخلية، مثل توفُّر الموارد، قد يكون من الصعب السيطرة على العقبات الخارجية، ممّا يتطلَّب تعديل الاستراتيجيات، أو التكيُّف معها.

تحديد البدائل لمسار العمل

ينبغي تحديد مسارات عمل مختلفة، واختيار الأفضل منها بعد تقييمها بدِقَّة؛ بالموازنة بين إيجابيات الخيارات المطروحة وسلبياتها، ولاختيار أفضلها، لا بُدَّ من تحليل فوائد البدائل، ونفقاتها، والمخاطر المُحتمَلة، وقابليَّتها للتنفيذ.

وهنا يعتمد الخيار النهائي على مدى توافق المسار مع الأهداف المَرجُوَّة، ويساعد في ذلك جمع المعلومات المهمّة من مصادر مُتنوّعة؛ كطلب المشاركة من الموظفين لتقديم المزيد من الأفكار المُبتكَرة.

تنفيذ الخطة

لا بُدّ من توضيح الخُطط للموظفين بدِقَّة؛ للبدء بتنفيذها على أرض الواقع ضمن الجدول الزمني المُحدَّد، مع التركيز على أهمّية مُتابَعة سَير العمل، وتقييم مدى الإنجاز، مع معالجة أيَّة مشكلات قد تظهر، وينبغي أخذ اقتراحات الموظفين في الحُسبان؛ فهذا يساعد في تحفيزهم، وتعزيز الثقة المُتبادَلة، وتوفير بيئة عمل تعاوُنيَّة. 

المراجع 

[1] harappa.education, Managerial Planning Process: Definition, Types And Steps
[2] ca.indeed, What Is Planning In Management and Why Is It Important?
[3] clearpointstrategy.com, Strategic VS. Operational Planning: The 7 Main Differences
[4] managementstudyguide, Planning Function of Management