التخطيط التشغيلي.. ما هو؟ وما أهميته؟ وكيف يُمكن تطبيقه؟

ويشمل التخطيط بشكلٍ عام أربعة أنواعٍ أساسيةٍ، وهي: التخطيط الاستراتيجي، والتخطيط التكتيكي، والتخطيط التشغيلي، والتخطيط للطوارئ، ويُعَدّ التخطيط التشغيلي تحديداً في غاية الأهمية؛ لأنّه يُركّز على وضع أهداف مفصّلة، وتحديد المهام بمواعيد نهائية واضحة.

مفهوم التخطيط التشغيلي

يُشير التخطيط التشغيلي (Operational Planning) إلى تطبيق الخطة الاستراتيجية، وتحويلها إلى خطةٍ مفصّلة تُحدّد بوضوحٍ المسؤوليات والمهام المطلوبة من كل فريقٍ أو قسمٍ في المؤسسة، وترتكز هذه التفاصيل على جدول زمني لإكمال العمل بكفاءة، وإتمام الأهداف المحدّدة في الخطة الاستراتيجية.

وبمعنى آخر يُحدّد التخطيط الاستراتيجي الأهداف العامّة للمؤسسة، بينما يُحدّد التخطيط التشغيلي كيفية تحقيق هذه الأهداف بشكلٍ مفصّل، كما يعتمد التخطيط التشغيلي على طبيعة أهداف الشركة، وسرعة أدائها في العمل؛ فإذا كانت أهدافها قصيرة المدى، تكون الخطة لثلاثة أو ستة أشهر، وإن كانت أهدافها طويلة المدى، تكون الخطة لعامٍ كامل.

ومن الجدير بالذكر أيضاً أنّ الخطة التشغيلية تختلف عن خطة العمل؛ إذ تُركّز خطة العمل على أهداف كافة أقسام العمل، بينما تُركّز الخطة التشغيلية على الأهداف التي يجب تحقيقها من أجل استراتيجية معينة خلال فترةٍ زمنية محدّدة، لذا يُمكن اعتبار التخطيط التشغيلي جزءاً من خطة العمل.

أهمية التخطيط التشغيلي

يُعَدّ التخطيط التشغيلي مهمّاً لكافة المؤسسات مهما كان حجمها أو مجال عملها، وذلك لعدَّة أسباب، أهمها ما يأتي:

وضوح سير العمل وتفادي المخاطر 

يُوفّر التخطيط التشغيلي معلوماتٍ واضحةً عن مسار العمل المُتوقَّع من الموظّفِين جميعهم؛ فيعرف كلّ موظفٍ المهام التي يجب عليه إنجازها، والمواعيد النهائية المحدّدة لها، كما يكون على معرفةٍ بالجهات التي يُمكنه التواصل معها لدى الحاجة إلى المساعدة، بالإضافة إلى وجود خُططٍ للطوارئ تُحدّد مسؤوليات الموظفين عند حدوث أيّ خطأ أثناء العمل، ممّا يساعد في تقليل المخاطر والأخطاء التي قد تؤثر في سير العمل.

تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية 

تسعى الشركات بشكلٍ دائم إلى تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية؛ بهدف زيادة الأرباح، ويُعَدّ التخطيط التشغيلي من أفضل الوسائل لتحقيق ذلك؛ إذ يُسهم في تحديد المهام والمسؤوليات المُترتِّبة على الموظفين في أقسام الشركة كلّها ضمن فترة زمنية محدّدة؛ كأن تكون يوماً، أو أسبوعاً، أو نحو ذلك، مما يُسهّل عليهم أداء الأعمال المطلوبة منهم، وكذلك متابعتهم من قِبل المسؤولين، وهذا كلّه يُسهم في تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية، وتقديم منتجات أو خدمات ذات جودة عالية، وبوقتٍ قياسيٍّ وكفاءةٍ عالية، وبالتالي زيادة الإيرادات وتحقيق النجاح.

تعزيز التعاون والعمل الجماعي بين الموظفين

يُوجّه التخطيط التشغيلي الموظفين إلى التعاون معاً؛ من خلال توحيد جهودهم، وتوجيهها نحو هدفٍ مشترك، وتقديم إرشاداتٍ وتعليماتٍ واضحةٍ تُحفّزهم على العمل كفريقٍ واحد، وإكمال المهام والمسؤوليات المُتوقَّعة منهم، ممّا يخلق شعوراً بالمسؤولية المشتركة، ويُعزّز التعاون والعمل الجماعيّ.

تحقيق الميزة التنافسية وزيادة رضا العملاء

تساعد الخُطَّة التشغيلية على التنسيق بين جوانب العمل المختلفة بطريقةٍ منظّمةٍ تجعل سير العمل أكثر سهولة وفعاليّة، ممّا يُساعد في تقديم خدمات ومنتجات عالية الجودة للعملاء، وزيادة رضاهم، ومنح الشركة مكانةً مُميَّزةً في السوق، وتفوُّقاً بين المُنافِسين.

خطوات تطبيق التخطيط التشغيلي

يُمكن تطبيق التخطيط التشغيلي عن طريق الخطوات الآتية: 

مراجعة الرؤية والأهداف الاستراتيجية

تُعَدّ الخطط الاستراتيجية خططاً طويلة المدى تهدف إلى تحقيق أهداف كبيرة وشاملة للشركة، وهي حجر الأساس للخطط التشغيلية، وهنا لا بُدّ من مراجعة أهداف الخطة الاستراتيجية، والتأكُّد من كونها واضحةً، وقابلةً للقياس والتنفيذ؛ لوضع خُطّةٍ مُفصَّلةٍ فيما بعد يُمكن من خلالها تحويل الأهداف الكبيرة إلى مهامّ محدّدة قابلة للتنفيذ.

تشكيل فريق رسم الخطة  

يجب تحديد الفريق المُشارك في عملية التخطيط التشغيلي وتنفيذ الخُطّة، كما يجب أن يكون أعضاء هذا الفريق من ذوي الخبرة والكفاءة من مختلف أقسام المُنشَأة، وعلى دِرايةٍ بالإجراءات التي ستتضمَّنها الخُطّة، ومعرفة جيِّدة بالتحدّيات التي قد تظهر أثناء تنفيذها.

صياغة الخطة التشغيلية وإعدادها

لإعداد خُطّة تشغيلية فَعّالة، يجب تحديد الإجراءات التي سيتّخذها الفريق أو القسم لتحقيق الأهداف الكبيرة المطلوبة في فترة زمنية محدّدة، وتحديد الموظفين المسؤولين عن كل جزء في الخطّة، والنتائج المطلوب منهم تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد المعايير المطلوبة لضمان جودة الأداء، ومتطلّبات التوظيف والموارد، بما يشمل ميزانية التشغيل المخصّصة لتنفيذ الخطّة.

متابعة الإنجاز والتقدّم 

عند إعداد الخطّة، يجب مشاركتها مع أصحاب المصلحة الرئيسيّين؛ لضمان فهمهم أهداف الفريق، والمهام اليومية المطلوبة، كما يجب متابعة تنفيذ الخطّة التشغيلية بشكلٍ فعّال، وتقديم تقارير منتظمة عند إحراز أيّ تقدُّم؛ لضمان بقاء أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على اطِّلاعٍ دائم بالإنجاز، ويُفضَّل تقديم التقارير شهريّاً؛ لمواجهة أيّ تغيّرات في العمليات التي قد تؤثر في الخطّة بسرعةٍ وفعالية.

المراجع 

[1] asana.com,Learn how to do operational planning the right way
[2] ondemandint.com, Operational Planning in 2024-2
[3] indeed.com,Operations Plans: Definition, Importance and Differences
[4] projectmanager.com,Operational Planning: How to Make an Operations Plan
[5] harappa.education,Operational Plan: Meaning, Example, Steps, Types And Importance