أهم أنواع التفويض الإداري: تحسين إدارة الفريق وتعزيز كفاءة العمل

ويُسهِم التفويض في تفرُّغ المُدراء للأدوار القيادية؛ ممّا يُعزِّز الإنجاز والتطوُّر مهنياً في الجانب الإداري؛ بترك المَهامّ الاعتيادية التي يمكن لرؤساء الأقسام وغيرهم من المُوظَّفين المُؤهَّلين إنجازها، وتحمُّل المسؤولية تجاهها، ويُعَدّ هذا الأسلوب مُحفِّزاً للمُوظَّفين أيضاً.

ويُشار إلى أنّ هناك أربعة أنواع من التفويض الإداري المُقسَّمة تبعاً لطبيعة المسؤوليات المُوكَلة إلى المُفوَّضين بها، بالإضافة إلى حُدود السُّلطة المُتاحة فيها، وفي ما يأتي توضيح أبرز خصائص كلّ نوع على حِدة:

التفويض العام أو المُحدَّد

يُقصَد بالتفويض العام "General Delegation" إسناد المدير صلاحية الإدارة أو أداء المَهامّ إلى فرد أو مجموعة، بحيث تكون حدود هذا التفويض واسعة؛ أي تتضمَّن عدداً من المسؤوليات والمَهامّ المُتنوِّعة، ومن الأمثلة على ذلك تفويض مدير قسم ما بتنفيذ مشروع متكامل بما يتضمَّنه من أجزاء مختلفة، وقد يشمل ذلك التخطيط، والقيادة، والتنفيذ؛ أي إنّ المدير قد لا يتدخَّل إلّا عند الضرورة فقط، أو للتوجيه.

أمّا التفويض المُحدَّد "Specific Delegation"، المعروف أيضاً بـ "التفويض الخاصّ"، فتكون حدوده مُقتصِرة على مسؤولية أو مَهمَّة مُحدَّدة ومُتَّفَق عليها بين الرئيس والمرؤوس المُفوَّض بالعمل، وتكون هذه المسؤولية في الغالب دقيقة جدّاً، ومن الأمثلة على ذلك إسناد مدير المبيعات إلى مُساعِده مَهمَّة إجراء ورشة تدريبية لمُوظَّفي القسم الجُدد في توقيت مُحدَّد؛ بهدف التحقُّق من إلمامهم بأساسيات العمل المطلوبة منهم.

التفويض الرسمي وغير الرسمي

يكون التفويض الرسمي "Formal Delegation" مُنظَّماً ومُوثَّقاً؛ عبر توكيل فرد أو مجموعة بمسؤوليات وسُلطة مُحدَّدة، ويحدث هذا التفويض تلقائيّاً في الغالب؛ أي إنّ الأدوار والمَهامّ التي سيتولّى المرؤوس تنفيذها وتنظيمها مُحدَّدة ومعروفة؛ تبعاً لما يفرضه عليه موقعه في الهيكل التنظيمي، ويُطبَّق التفويض الرسمي عادةً في الشركات الكبيرة، أو المؤسسات الحكومية.

أمّا التفويض غير الرسمي "Informal Delegation"، فيكون غير مُوثَّق عادةً، ودون ترتيبات مُحدَّدة؛ استجابةً لظروف طارئة، وقد يحدث بصيغة شفوية، أو دون اتِّفاق واضح أحياناً، ومن الأمثلة على ذلك إكمال مُوظَّف ما بعض المَهامّ في منزله؛ لوجود ظرف استثنائي أوجب تسليم العمل مُبكِّراً للضرورة، ومع أنّ ذلك ليس من مسؤولياته التي سيُحاسَب عليها، إلّا أنّه من صُور التعاون الشائعة والمُتَعارَف عليها غالباً في الشركات الصغيرة.

التفويض تبعاً للتسلسُل الهرمي التنظيمي

ينقسم هذا النوع من التفويض إلى نوعَين فرعيَّين؛ الأول هو التفويض من الأعلى إلى الأسفل "Top to bottom delegation"، ويعتمد على إسناد الموظف الأعلى منصباً في الهيكل التنظيمي بعض المَهامّ والمسؤوليات إلى المُوظَّفين الأقلّ منه منصباً؛ بهدف رفع مستوى كفاءة الأعمال المُنجَزة، إلى جانب تخفيف العبء الواقع على كاهل المُدراء، وهو يُعَدّ من الأنواع الشائعة عموماً، وخاصَّةً في المؤسسات الحكومية.

أمّا النوع الثاني، فهو التفويض من الأسفل إلى الأعلى"Bottom to top delegation"، ويعني إسناد الموظفين الأدنى في الهيكل التنظيمي بعض المَهامّ أو الأفكار إلى مُديرهم، أو إلى مَن يشغَلون منصباً أعلى منهم، ويمكن أن يحدث هذا عموماً في الشركات الصغيرة أو النامية، والتي تسود فيها الأجواء التعاونية بين الأفراد.

ويعترف هذا النوع من التفويض بقيمة المجموعات غير الرسمية، وتحديداً عندما تكون وحدة تلك المجموعة قوية بما يؤثِّر في الموظفين؛ فيميلون إلى تغليب رأي المجموعة على رأي المدير أحياناً؛ ممّا يُجبر المدير على توجيههم بالتشجيع والإقناع؛ لإنجاز المَهامّ المطلوبة.

التفويض الجانبي

ويُقصَد بالتفويض الجانبي "Lateral Delegation" توكيل عدد من المُوظَّفين بإنجاز مسؤوليات مُحدَّدة، شريطة أن يكونوا جميعهم مُشترِكين في الأهداف ذاتها، والمستوى ذاته في التسلسُل الهرمي التنظيمي للشركة، ويُستخدَم هذا النوع من التفويض الإداري عادةً للجَمع بين المُوظَّفين من أقسام مختلفة، وبخبرات مُتنوِّعة؛ لتنفيذ مشروع مُعيَّن، بحيث يكون لكلٍّ منهم دور مُكمِّل للآخر، إلّا أنّه يتطلَّب بذل جهود تنسيقية كبيرة.

وقد يتَّخِذ التفويض الجانبي شكلاً آخر، أو يحدث بطريقة أخرى مختلفة نوعاً ما؛ كأن يُفوِّض المدير مُوظَّفاً ما لأداء مَهمَّة مُحدَّدة ورسمية، فيتواصل هذا الموظف مع موظفين آخرين من مستواه التنظيمي نفسه؛ لمساعدته في أداء تلك المَهمَّة، إلّا أنّ هذه المُساعدة تكون دون حصولهم على تفويض رسمي؛ اختصاراً للوقت الذي سيستغرقه إصدار القرار.

ومن الأمثلة على التفويض الجانبي، طلب المدير تقارير خاصَّة برواتب الموظفين الجُدد من مدير الموارد البشرية، فيتواصل الأخير مع كلٍّ من: مدير المالية، ومدير شؤون الموظفين؛ لإنجاز المَهمَّة بالكفاءة المطلوبة، أو تفويض المدير كلّاً من مدير الموارد البشرية، ومدير الشؤون المالية، ومدير شؤون الموظفين بالأمر رسمياً ومباشرة منذ البداية.   

المراجع

[1] uk.indeed.com, What is delegation? (including types and benefits)
[2] unacademy.com, Understand the Concept of Delegation
[3] lifehack.org, What Is Delegation: 4 Types of Delegation
[4] xmonks.com, What is Delegation? Definition, Process, Types, Key Elements, and More
[5] almaany.com, What is Delegation? Definition, Process, Types, Key Elements, and More