أهم مميزات الوثيقة الإلكترونية

وقد جاء التحوُّل إلى هذه الوثيقة نتيجة المشكلات المُرتبِطة بالوثائق الورقية التي تعرَّضت للضياع والتلف، وباتت تُشكِّل عبئاً مادّياً على المساحات المُجهَّزة للتخزين؛ لذا، أصبحت الحاجة مُلِحّة إلى مُواكَبة التطوُّر الرقمي في كُبرى الشركات والمؤسسات، والتحوُّل إلى حفظ المستندات والملفات إلكترونياً، فباتت الوثيقة الإلكترونية أداة فعّالة تُسهم في تحقيق العديد من الفوائد، ومنها ما يأتي:

توفير المساحة: ميزة كُبرى

حقَّقت الوثيقة الإلكترونية نجاحاً كبيراً في توفير مساحة مباني المؤسسات والشركات؛ فهي تُخزَّن على وسائط رقمية، مثل: الأقراص الصلبة، أو أجهزة التخزين المحمولة، أو الخوادم السحابية، وهذا يلغي الحاجة إلى مساحات تخزين مادّية؛ كالأرفف والخزائن التي كانت تُستخدَم لحفظ الوثائق الورقية والمستندات؛ ممّا يسهم في استغلال هذه المساحات لغايات أخرى.

وممّا لا شكّ فيه أنّ عدد الوثائق في أيّ مُؤسَّسة كبير وفي تزايد مُستمِرّ؛ لذا، تحتاج إلى غرف ومِلفّات لحفظها، وقد يجد الشخص صعوبة في الرجوع إليها في أيّ وقت؛ فظهرت الوثيقة الإلكترونية لتجاوز هذه العقبة بنجاح.

إمكانية مشاركتها: بدقيقة واحدة

تتَّسِم الوثيقة الإلكترونية بإمكانية مشاركتها إلكترونياً، ووصولها إلى المستفيد بسرعة، على عكس الوثيقة الورقية التي تتطلَّب وقتاً طويلاً لمشاركتها ووصولها إلى الشخص المَعنيّ، وقد بات بالإمكان مشاركة الوثيقة عبر طرق التواصل الحديثة؛ كالبريد الإلكتروني، أو مستندات غوغل درايف، أو عبر البوّابات الإلكترونية للشركات والمُؤسَّسات.

ويجدر بالذِّكر أنّ هذه الطريقة تتطلَّب وجود حساب للمستخدم؛ للتمكُّن من الوصول إلى الوثائق الإلكترونية الخاصَّة بالشركة، وهذه الميزة يمكن تطبيقها مع نظام حماية مُوسَّع.

توفير الحماية والأمان: ميزة أساسية للوثيقة الإلكترونية

تُقدِّم الوثائق الإلكترونية مستوى عالياً من الحماية والأمان مقارنة بالوثائق الورقية التقليدية؛ بفضل مجموعة من التقنيات والإجراءات التي يمكن تطبيقها عليها؛ إذ يمكن تشفيرها؛ ممّا يعني تحويل محتوياتها إلى صيغة غير مفهومة بدون مفتاح فكّ التشفير الصحيح، وهذه الطريقة تضمن أنّ البيانات لا يمكن قراءتها أو استخدامها من قِبَل أيّ شخص غير مُصرَّح له، حتى لو حصل على الوثيقة.

ويمكن أيضاً تحديد مستويات مختلفة من الوصول إلى الوثائق الإلكترونية؛ كتحديد مَن يُمكنه عرض الوثيقة، ومَن يمكنه تعديلها، ومَن يمكنه طباعتها أو تنزيلها، وتمتاز أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية بإمكانية تسجيل النشاطات كلِّها التي تجري على الوثيقة، مثل: مَن فتحها، ومَن عَدَّل عليها، والتغييرات التي أُجرِيَت، وهذا يُسهِّل عملية التتبُّع والمراجعة، ويُحقِّق المزيد من الأمان.

ومن جهة أخرى، يمكن نسخ الوثيقة الإلكترونية احتياطياً بانتظام؛ ممّا يُقلِّل خطر فقدان البيانات نتيجة الحوادث أو الكوارث، وإمكانيَّة استعادتها بسهولة، على عكس الوثيقة الورقية التي يمكن أن تتعرَّض للتلف نتيجة الحوادث المختلفة، أو حتى مع مرور الزمن.

توفير الوقت والجهد: وثيقة في عصر السرعة 

يمكن أن يجري إرسال الوثيقة الإلكترونية فوراً عبر البريد الإلكتروني، أو عبر منصّات تخزين السحابة، وهذا يُوفِّر الوقت والجهد مقارنة بإرسال الوثائق الورقية عبر البريد التقليدي أو خدمات الشحن، ويُقلِّل أيضاً من تكاليف النقل.

وتسمح الوثائق الإلكترونية -إضافة إلى ما سبق- بإجراء التعديلات والتحديثات بسرعة وسهولة بدلاً من إعادة طباعة الوثائق بأكملها، ويمكن تحرير النصوص والإضافات مباشرة على الأجهزة الإلكترونية؛ ممّا يُوفِّر الوقت والموارد، إلى جانب أنّ التعامل مع الوثائق الإلكترونية يُقلِّل الأخطاء الناتجة عن الكتابة اليدوية، أو إدخال البيانات؛ إذ يمكن بسهولة تجنُّبها باستخدام أدوات التحقُّق الرقمية؛ ممّا يُوفِّر الوقت الذي كان سيُخصَّص لتصحيح هذه الأخطاء.

ويمكن أيضاً أن تتكامل إدارة الوثيقة الإلكترونية بسهولة مع أنظمة إدارة المعلومات الأخرى، مثل: قواعد البيانات، وأنظمة إدارة المشاريع، وأنظمة تخطيط الموارد المُؤسَّسية، وهذا التكامل يُسهِّل تدفُّق المعلومات، ويُقلِّل الجهد المبذول في نقل البيانات بين الأنظمة المختلفة.

سهولة الاسترجاع: تخفيف للأعباء

تُعَدّ ميزة الاسترجاع السهل من أبرز مزايا الوثيقة الإلكترونية، وعادةً ما تعتمد سرعة الاسترجاع على خطوة الأرشفة الإلكترونية؛ فإن كانت الأرشفة مُنظَّمة ومَبنيَّة على أُسُس سليمة، كان استرجاع الوثائق أكثر سهولة؛ إذ يمكن باستخدام أدوات البحث الرقمي العثور على معلومات مُحدَّدة داخل الوثائق الإلكترونية، وبسرعة فائقة، بدلاً من البحث اليدوي في الملفّات الورقية؛ عبر إدخال كلمات مفتاحية للعثور على النصوص المطلوبة، وهو أمر يُوفِّر الكثير من الوقت والجهد، ويُسهم في تنفيذ الأعمال بدقَّة وفاعلية أكبر، ومن ثَمَّ زيادة الإنتاجية.

تقليل التأثير البيئي: الوثيقة الإلكترونية صديقة للبيئة

قلَّلَت الوثائق الإلكترونية الحاجة إلى الورق والطباعة، وهذا بدوره أسهم بشكل رئيس في الحَدّ من قطع الأشجار، وحفظ الموارد الطبيعية في البيئة، ومن جهة أخرى، لم تَعُد هناك حاجة إلى نقل المُستنَدات من مكان إلى آخر؛ ممّا ساعد في تقليل انبعاث الكربون الناجم عن وسائل النقل، فضلاً عن توفير الطاقة المُستخدَمة في طباعة المُستنَدات وتصويرها بآلات التصوير؛ لحفظ نُسَخ منها، وهذا ما ساعد بدوره في تقليل النفايات، وتوفير المساحات.

تعزيز العمل الجماعي: مهم في عالم الأعمال

ساعدت الوثيقة الإلكترونية في تعزيز أُصُر التعاون بين مُوظَّفي الشركة الواحدة ذات الفروع المُتعدِّدة؛ إذ يمكن للعاملين الاطِّلاع على هذه المُستنَدات الرقمية في الوقت ذاته، ومناقشتها عن بُعد، وإنشاء التعديلات عليها معاً دون الحاجة إلى الحضور شخصياً في الموقع الرئيس للشركة الأمّ، وهذا بدوره يُسهم في تحسين خَطّ سَير العمل، والسُّرعة في الإنجاز، وتمكين العاملين من مشاركة أفكار تحسين العمل بعضهم مع بعض دون الحاجة إلى الانتظار وقتاً طويلاً إلى حين وصول الوثيقة إلى كلّ مُوظَّف شخصياً.

 

المراجع

 [1] pfu-us.ricoh.com, 11 Benefits of Electronic Records Management Systems
 [2] ncbar.org, Three Ways to Securely Share Documents Electronically
 [3] imageapi.com, What is a Digital Document? (+5 Examples)
 [4] teamhub.com, The Benefits of Document Archiving and Retrieval
 [5] kefron.com, 7 Key Benefits of Electronic Document Management Systems