إدارة المشاريع: مفهومها وأهم المهارات اللازمة لها

ما هي إدارة المشاريع؟

تُعرف إدارة المشاريع (Project management) بأنَّها عملية توظيف المعرفة والسلوكات والمهارات المختلفة، إلى جانب استخدام الأدوات والتقنيات المتنوعة، بما يضمن أداء المهام بطريقة صحيحة، وتحقيق الأهداف المرجوّة من إنشاء المشروع ضمن معاييره المحددة مسبقاً.

وتشمل أيضاً القدرة على التخطيط ومراقبة المشروع منذ بدايته وحتى نهايته، إلى جانب الاستغلال الأمثل لموارده، والتي تتضمَّن فريق عمل المشروع، والشؤون المالية، والتكنولوجيا، ويمكن القول إنّ نجاح المشروع يعود في المقام الأول إلى مدير المشروع وقدرته على الإدارة الصحيحة.

وممّا يميّز إدارة المشاريع عن الإدارة بصورة عامة أنّ نتائجها مُقيَّدة بجدول زمنيّ وبميزانية مُحدَّدة، وهذا يتطلَّب أن يتمتع مدير المشروع بمهارات متنوعة؛ ليدير المشروع بطريقة احترافية، ويحقق النتائج المطلوبة، ويأتي على رأسها المهارات التقنية، والوعي التجاري، وغيرها من المهارات الأساسية بالتأكيد.

لتحقيق الأهداف: التوازن بين هذه العناصر الأربعة لإدارة المشاريع

تتضمَّن إدارة المشاريع أربعة عناصر أساسية، وهي كما يأتي:

الوقت

تُعَدّ إدارة الوقت بفاعلية وتنظيمه جزءاً أساسياً من عملية إدارة المشاريع؛ لضمان إنجاز المشروع ضمن الجدول الزمني المحدد، ممّا يسهم في التقليل من مخاطر التأخير، وتجاوز التكاليف، إلى جانب تحسين الجودة الشاملة للمشروع.

وتتضمّن الإدارة الناجحة للوقت تحديد المهام المطلوب إنجازها، وتقدير الوقت اللازم لكل مهمة، ووضع جدول زمني لذلك، بالإضافة إلى مراقبة التقدم في الإنجاز، وتعديل خطة المشروع حسب الضرورة.

النطاق

يُعرَّف نطاق المشروع بأنّه إجمالي المهام الواجب أداؤها من أجل إنجاز المشروع، فإذا كان النطاق يسير وفق الخطة المحددة، ويتحكم به مدير المشروع بطريقة فعالة، فهذا يعني إتمام المشروع واكتماله وفق الوقت والميزانية والموارد المحددة، وتحقيق الغاية والهدف الأساسي من المشروع.

التكلفة

تشمل التكلفة النفقات المباشرة للمشروع؛ كالعمالة، والمُعَدّات، والمواد، إلى جانب النفقات غير المباشرة؛ كالنفقات في حالات الطوارئ والمخاطر، وهي من الأمور المهمة التي تُعنى بها إدارة المشاريع؛ لذا لا بدّ من أن تكون كلٌّ من الميزانية والموارد المتاحة واضحة ومحددة، وتجري إدارتها بشكل فعال طوال مدة المشروع؛ من أجل إتمامه بأعلى جودة.

الجودة

ويُقصد بها مدى تلبية المشروع للمُتطلَّبات، وتحقيقه للتوقُّعات التي وضعها أصحابه، ولتحقيق أعلى جودة، لا بدّ من التخطيط، والمتابعة والمراقبة الدائمة للمشروع؛ للتأكُّد من أنَّه سيحقّق المطلوب منه، مع أهمية التوازن والتنسيق بين العناصر الثلاثة سابقة الذكر.

لماذا تُعَدّ إدارة المشاريع مهمة؟

تساعد إدارة المشاريع في المقام الأول على تحقيق الغايات والأهداف الأساسية التي أُنشئ من أجلها المشروع، وتحسين الإنتاجية، وتقليل التكاليف، وتعزيز جودة المنتج أو الخدمة المقدَّمة، وهذا يؤدي بالضرورة إلى كسب رضا الفئة المستهدَفة من المشروع في الأساس.

ويتحقق ذلك من خلال إسهام إدارة المشاريع في تحديد المخاطر المحتملة، ومحاولة تفاديها قبل أن تصبح مشكلاتٍ واقعيةً، ممّا يضمن إكمال المشاريع في الوقت المحدد، وضمن حدود الميزانية، وبأقلّ قدرٍ من الخسائر والمشكلات.

وانطلاقاً من هذه الأهمية التي تحملها إدارة المشاريع، انطلقت منذ سنوات وحتى اليوم فعاليات منتدى دبي العالمي لإدارة المشاريع، الذي يُقام تحت رعاية سُمُوّ الشيخ حمدان بن محمد بن راشد آل مكتوم، ويتناول محاورَ أساسيةً وأفكاراً ورؤىً تتعلّق بهذا المجال، إلى جانب التوجُّهات المستقبلية لإدارة المشاريع، بما يسهم في التنمية والتطوّر الاقتصادي.

كما أصبحت إدارة المشاريع جزءاً من التخصُّصات المُدرَجة في عددٍ من جامعات دولة الإمارات العربية المتحدة؛ لأهمّيتها في القطاع الاقتصادي للدولة، وحاجة القطاعات المختلفة إليها، وتعدُّد المشاريع التي تحتضنها دولة الإمارات، وحاجتها إلى إدارة مميزة واحترافية.

مهارات تتطلّبها عملية إدارة المشاريع

حتى يحقّق المشروع أهدافه، لا بدّ أن يتمتَّع من يُديره بمجموعة من المهارات الأساسية، والتي تتضمّن الآتي:

مهارات فنِّية

المهارات الأولى والأساسية لإدارة المشاريع هي المهارات المعرفية، أو الفنّية كما يُمكن أن يُطلَق عليها؛ وهي معرفة أساسيات إدارة المشاريع وقواعدها، والخبرة الكافية في المجال، إلى جانب معرفة الاتجاهات المتعددة فيها، والأساليب والمنهجيات، والقدرة على اختيار الملائم منها؛ تبعاً للظروف، والمعايير العامة للمشروع، بالإضافة إلى معرفة مدير المشروع بمجال المشروع أكاديمياً.

وفي الوقت الحالي، أصبحت التكنولوجيا أمراً لا غنى عنه، وجزءاً أساسياً في القطاعات والمجالات كلّها تقريباً، ومن بينها بالتأكيد إدارة المشاريع؛ ولذا باتت المعرفة الكافية بها أمراً لا بُدّ منه، مع أهمّية التعرُّف إلى الأدوات والبرمجيات التي تندرج تحتها، بالإضافة إلى الاطِّلاع على كافّة التحديثات والتطورات التي تطرأ عليها بصورة مستمرة. 

مهارة التواصل

وهي تعني قدرة مدير المشروع على التواصل الفعال مع أعضاء الفريق في الوقت المناسب، وبالطريقة المناسبة، ممّا يسهم في سير خطة المشروع على النحو المطلوب؛ لتحقيق الأهداف، والحصول على النتائج المرجوّة.

مهارة التنظيم

وتتضمَّن هذه المهارة القدرة على تنسيق الجداول الزمنية، والاجتماعات، والمهام مع الفرق المختلفة، أو المقاولين، أو الشركات الأخرى، وهذا يعني الانضباط؛ للبقاء على اطِّلاع دائم بخطة المشروع، والمهام المطلوبة.

وتسير جنباً إلى جنب مع التنظيم مهارة إدارة الوقت، وهي تعني الاستغلال الأمثل للوقت؛ بهدف إنجاز المطلوب، والوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع، والتسليم، في الوقت المُحدَّد، ولا بُدّ من امتلاك الخبرة في إدارة وقت الفريق، والوقت الإجماليّ للمشروع.

مهارة القيادة

تُعَدّ القيادة عنصراً أساسياً وحاسماً جداً في عملية إدارة المشاريع، وتتضمّن اتِّخاذ القرارات الحاسمة التي تصبّ في مصلحة الجميع، وتنظيم المهام وتنسيقها بين أعضاء الفريق للعمل كوحدة واحدة، ومعرفة كيفية تحفيزهم، بالإضافة إلى تحقيق التوازن بين احتياجاتهم واحتياجات المشروع.

مهارة المرونة

تظلّ احتمالية التعرّض لأمر طارئ أثناء تنفيذ المشروع أمراً وارداً وطبيعيّاً؛ فمثلاً قد يتعرّض أحد أعضاء الفريق لظرف صحِّي يمنعه من أداء المهام المُوكَلة إليه، أو غيرها من الحالات التي لم تكن في الحسبان، وهنا لا بُدّ من امتلاك القدرة على التعامل مع هذه التغيُّرات بسلاسة ومرونة، ووجود خطَّةٍ بديلةٍ على الدوام؛ من أجل إتمام سير الأعمال كما ينبغي. 

المراجع

[1] nu.edu, Why Is Project Management Important?
[2] apm.org.uk, What is project management?
[3] pmi.org, What is Project Management?
[4] coursera.org, What Is a Project Manager? A Career Guide
[5] investopedia.com, Project Management: What It Is, 3 Types, and Examples