خطوات بناء فريق عمل ناجح: من التخطيط إلى التنفيذ

وعلى الرغم من كثرة الفرق التي تُشكّل في مكان العمل، إلا أنّ القليل منها ما يستمر ويزدهر، فما السرّ وراء هذا النجاح؟ وكيف يمكن بناء فريق عمل قوي وناجح خطوةً بخطوة؟

التخطيط وصياغة الأهداف بوضوح

إنّ أولى خطوات بناء فريق ناجح هي القدرة على تحديد الدافع الأساسي وراءه، وصياغة أهداف منطقية يمكن تحقيقها على أرض الواقع ومحددة بجدول زمني معين، مما يسهل تتبع تقدم الفريق نحو تحقيق هذه الأهداف بطريقة سليمة.

كما ينبغي تقسيم الهدف الرئيسي إلى أهداف فرعية أو خطوات صغيرة قابلة للتحقيق تدريجياً، مما يسهل توزيع العمل وتنظيم الجهود، بحيث يسير الفريق بخطى ثابتة نحو تحقيق الهدف الأكبر.

ويتضمن التخطيط الفعّال أيضاً تحديد الموارد اللازمة للفريق لتحقيق أهدافه بدقّة، سواء كانت هذه الموارد بشرية، أو مادية، أو تقنية، إذ يجب تأمينها وتخصيصها بما يتناسب مع الخطة.

وعموماً يعد تحديد أهداف فريق العمل بمثابة بوصلة إرشادية وحجر الأساس للخطوات التالية.

اختيار أعضاء الفريق المناسبين 

يعد اختيار أعضاء الفريق خطوة دقيقة للغاية؛ لذا يجب فرز المتقدمين للتحقق من ملاءمتهم للوصف الوظيفي المطلوب، إذ سيكون هناك تفاوت في المهام تبعاً للخبرات والمهارات، وتبدأ هذه الخطوة بتقييم الأفراد المتقدمين، ومعرفة مهاراتهم وخبراتهم لتحديد المهمة المناسبة لكل شخص، مع الأخذ في الاعتبار المرحلة العمرية لكل متقدم.

فعلى سبيل المثال، إذا كان المشروع يتطلب تطوير برمجيات، فينبغي اختيار أعضاء لديهم خبرة كافية في البرمجة والتطوير، بالإضافة إلى أهمية توافقهم مع ثقافة العمل الجماعي في الفريق، إذ يجب أن يكون الأعضاء قادرين على العمل ضمن مجموعة، وأن يكون لديهم الاستعداد للتعاون والمشاركة.

وبناء على ذلك فإنّ عملية اختيار الأعضاء بطريقة سليمة تؤدي إلى بناء فريق متكامل ومتعاون، وتزيد احتمالية حل المشكلات في حال وقوعها؛ وذلك بفضل التنوع في الشخصيات والأفكار.

تحديد الأدوار والمسؤوليات

يجب توضيح مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق بطريقة واضحة وشفافة، وتحديد الدور المتوقع منه لتحقيق الأهداف الجماعية المنشودة، مما يساعد على تنظيم العمل، وزيادة حسّ المسؤولية لكل منهم.

لذا يجب تجنب التداخل بين المسؤوليات، فوجود أكثر من عضو مسؤول عن المهمة ذاتها قد يؤدي إلى تأخير إنجاز العمل، لذا، يجب أن يكون هناك توزيع واضح لتفادي الازدواجية في المهام.

وفي بعض الأحيان قد تكون هناك حاجة لتعديل الأدوار أو تغييرها وفقاً لمتطلبات المشروع أو الظروف الطارئة، مما يتطلب بعض المرونة من الأعضاء للتكيف مع التغييرات الطارئة وأداء أدوار جديدة إذا لزم الأمر.

ويعد القائد "Team leader" هو الدور الأساسي الذي ينبغي تحديده بسرعة، إذ يتحمل مسؤولية كل ما يتعلق بالمشروع، ويتضمن ذلك النتائج النهائية، والإنجازات الفعلية، إلى جانب دوره في تسيير العمل والكشف عن المشكلات لحلّها بأفضل الطرق الممكنة.

تعزيز التواصل الفعّال بين أعضاء الفريق

يجب أن يتمتع أعضاء الفريق الواحد بالقدرة على التواصل فيما بينهم بطريقة فعّالة، وهذا يعني إمكانية إقامة حوار يسوده الهدوء والاحترام المتبادل، بهدف اتخاذ قرارات مدروسة، وحلّ المشكلات بسرعة، بالإضافة إلى التحفيز على الإنجاز. 

ويمكن إقامة اللقاءات الرسمية بصورة وجاهية أو عبر المنصات المختلفة، كما يمكن اعتماد البريد الإلكتروني للتواصل؛ فالمهم هو القدرة على عرض الأفكار وتبادلها بين الأعضاء بأسلوب واضح.

كما يجب تعزيز التعاون ومشاعر الود بين أعضاء الفريق الواحد، وذلك من خلال إقامة أنشطة مشتركة خلال مرحلة تأسيس الفريق؛ مثل الورشات التدريبية، أو تنظيم لقاءات غير رسمية خارج مكان العمل.

التنفيذ على أرض الواقع

يشير التنفيذ على أرض الواقع إلى تحويل الخطط والأفكار الموضوعة إلى إجراءات عملية وتطبيقها في بيئة العمل لتحقيق الأهداف المحددة، وتعد هذه المرحلة جوهرية لربطها بين التخطيط النظري والنتائج العملية، الأمر الذي يتطلب من كل فرد في الفريق القيام بدوره المحدد مسبقاً وفقاً للجدول الزمني والخطة الموضوعة، إذ يجب أن يبدأ التنفيذ تدريجياً وفقاً لأولويات المهام المحددة.

وأثناء التنفيذ قد تظهر تحديات أو تغيرات غير متوقعة تتطلب تعديل الخطة أو الأساليب المستخدمة، لذا يجب أن يتمتع الفريق بالمرونة اللازمة للتكيف مع هذه التغييرات دون التأثير على الجودة أو الجدول الزمني المحدد.

التقييم والمتابعة

التقييم والمتابعة هما عنصران أساسيان لضمان نجاح تنفيذ أي خطة أو مشروع، والهدف منهما هو مراقبة الأداء، وقياس التقدم، واكتشاف أي مشكلات أو تحسينات مطلوبة لضمان سير العمل كما ينبغي، لذا يجب قياس مدى نجاح الخطوات التي تم تنفيذها مقارنة بالمعايير أو الأهداف المحددة مسبقاً، وذلك لمعرفة ما إذا كانت النتائج المتوقعة قد تحققت بالفعل، وما إذا كان هناك أي قصور في الأداء.

ويتضمن أيضاً تقييم أداء كل عضو في الفريق بصورة دورية لضمان كفاءتهم في أداء المهام الموكلة إليهم، ويشمل هذا التقييم عدة جوانب؛ مثل جودة العمل، والالتزام بالمواعيد، والقدرة على التعاون مع أعضاء الفريق، بالإضافة إلى تقييم الأفراد يتم تقييم أداء الفريق ككل؛ مثل مدى تحقيقه للأهداف المشتركة، ومستوى التعاون بين الأعضاء، ومدى فعالية العمل الجماعي.

المراجع

[1] indeed.com, 8 Steps To Building a Successful Team
[2] projectcor.com, What are the 5 Steps for Effective Teams at Workplace?
[3] personatalent.com, How To Build A Strong Team
[4] asana.com, How to improve team communication: 6 strategies and tips
[5] masterclass.com, 9 Steps to Building a Strong and Efficient Team: How to Build a Strong Team