أنواع التخطيط واستخداماتها في المنظمات والمشاريع

إنّ تنظيم عمل المنظمة أو المشروع يشمل الكثير من التفاصيل والجوانب التي يجب مراعاتها لضمان نجاح العمل، وتحقيق الأهداف المرجوّة، وهناك أربعة أنواع رئيسة من التخطيط يُنصح بتطبيقها تباعاً وبشكلٍ متسلسل، لكونها مترابطة مع بعضها البعض ويُكمّل كلٌّ منها الآخر:

التخطيط الاستراتيجي: الخيار الأمثل لتحقيق النجاح في المستقبل

عند وضع الخطوط العريضة والأهداف الرئيسة للمنظمة أو المشروع بشكلٍ شامل، وليس فقط لأقسامٍ أو أجزاء محددة منه، يُعد ذلك بداية تنفيذ لخطة الاستراتيجية، فهي وسيلة لتحويل الطموح إلى عمل، وتحديد الرؤى المستقبلية ووضع المبادئ التوجيهية لتحقيقها، وفيما يأتي أهم استخداماتها: 

تحديد رؤى وأهداف العمل على المدى البعيد

تُمكّن الخطة الاستراتيجية مستخدميها من التخطيط للسنتين أو الثلاث سنوات القادمة أو حتى أكثر، من خلال تحديد المهام والمعالم العامّة للعمل وتحليل الوضع الحالي، ودراسة نقاط القوة ونقاط الضعف، وكذلك الموارد والفرص المتاحة، لاتخاذ القرارات بناءً على ذلك، ووضع أهدافٍ مستقبلية طويلة الأمد تضمن نقل المنظمة أو المشروع من الوضع الحاليّ إلى الوضع المُراد الوصول إليه في المستقبل.

دفع العمل للنمو بشكلٍ أسرع وأكثر كفاءة

معظم الشركات والمنظمات سريعة النمو، تستخدم الخطط الاستراتيجية أو أيّ خطط عمل أخرى طويلة المدى، وذلك لأنّه يُمكن من خلالها وضع أهداف واضحة وتوزيع الموارد بشكلٍ فعّال وبأقل وقتٍ وجهدٍ ممكن، كما أنّ  التخطيط الاستراتيجي بشكلٍ عام لا يقتصر على المنظمات أو المشاريع الصغيرة، بل يشمل الحكومات والمنظمات الكبيرة أيضاً، فهو الخيار الأمثل لنموها ونجاحها بشكلٍ أسرع.

على سبيل المثال، عملت حكومة دولة الإمارات العربية المتحدة، على وضع أهداف استراتيجية لتطوير مختلف القطاعات فيها، من ضمنها "استراتيجية الإمارات للخدمات الحكومية 2021-2025"، والتي تهدف إلى أن تكون حكومة دولة الإمارات، أفضل حكومة بالعالم في الخدمات الحكومية.

علاوةً على ذلك، من الأمثلة على الجهود المبذولة في إمارة الشارقة في سياق التخطيط وأهميته، ما قامت به دائرة الموارد البشرية من تنظيم لبرنامج "التخطيط الاستراتيجي" التدريبي، الذي استهدف مديري الإدارات ورؤساء الأقسام في دوائر وهيئات ومؤسسات حكومة الشارقة، وهدف إلى نشر الوعي حول التخطيط الاستراتيجي ودوره في العمل وتعزيز النمو الوظيفي، بما ينعكس بشكلٍ إيجابي على أداء الموظفين والمؤسسات، ويحقق الاستراتيجيات التي تتبناها حكومة الشارقة.

مواجهة المشاكل والتحديات والتعامل معها بشكلٍ مسبق

عند وضع خطة استراتيجية واضحة، يُمكن باستمرار مقارنة ما يُمكن تحقيقه أو مواجهته على أرض الواقع مع المُراد الوصول إليه على المدى البعيد، وكذلك إجراء التغييرات والتعديلات اللازمة للحفاظ على وتيرة التقدّم في حال مواجهة مشكلةٍ ما. 

على سبيل المثال، في حال كان أحد الأهداف الاستراتيجية لمنظمةٍ ما هو أن تكون عالمية بعد خمس سنوات، ولكن ظهرت في الآونة الأخيرة قيود تنظيمية وقانونية تمنع عملها في بعض البلدان، هنا يُمكن بسهولة الرجوع إلى الخطة الاستراتيجية، وإجراء التغييرات اللازمة دون تشتتٍ أو ضياعٍ في الموارد، ودون التأثير في النجاح في المستقبل. 

التخطيط التكتيكي: رسم خريطة الطريق لتحقيق الأهداف الاستراتيجية

يأتي التخطيط التكتيكي عادةً بعد التخطيط الاستراتيجي، حيث يُمكن من خلاله وضع الرؤى والأهداف الفرعية والتفصيلية للمنظمة أو المشروع، بعد تحديدها بشكلٍ عام في الخطة الاستراتيجية، وفيما يأتي توضيح أكثر لأهم استخدامات هذا النوع من التخطيط:

تعزيز تنفيذ الخطة الاستراتيجية وضمان نجاحها

في حال أنّ الخطة الاستراتيجية في العمل هي "ماذا"، فالخطة التكتيكية هي "كيف" بكل بساطة! إذ يشمل التخطيط الاستراتيجي المُراد تحقيقه من أهدافٍ وإنجازات بشكلٍ عام، ليأتي دور التخطيط التكتيكي في تحديد كيفية إنجازها بشكلٍ أكثر تفصيلاً، مما يضمن نجاح الخطة الاستراتيجية والعمل بشكلٍ عام.

تحديد أهداف العمل على المدى القريب

تتضمن الخطة التكتيكية، وضع الأهداف التفصيلية، وتحديد الإجراءات اللازمة لتحقيقها، وإعداد الميزانية ضمن إطار زمني قصير، غالباً ما يكون سنوياً أو ربع سنوي، على سبيل المثال، قد يكون أحد الأهداف التكتيكية لمنظمةٍ ما، هو تطوير قدرات الموظفين خلال الربع الأول من السنة، وهنا يترتب عليها تحديد الطُرق المناسبة لتحقيق ذلك بشكلٍ عام، مثل إشراك الموظفين في برنامج تدريب مكثّف، وتقدير الميزانية اللازمة لذلك، والموارد التي ستحتاجها.

التخطيط التشغيلي: تحويل الأهداف إلى واقعٍ ملموس

يُعرف أيضاً بالتخطيط التنفيذي، وكما يُوحي اسمه، فهو يُتيح تنفيذ الأهداف بشكلٍ عملي ومتابعتها خلال فترةٍ زمنية قصيرة، وفيما يأتي أبرز استخداماته:

وضع مهام محددة لتنفيذ أهداف الخطة التكتيكية 

يُمكن من خلال التخطيط التشغيلي، وضع خطوات وإجراءات قابلة للتنفيذ لتحقيق الأهداف التكتيكية الخاصّة بكل قسم من أقسام المنظمة أو المشروع، وغالباً ما تكون مفصّلة وموجّهة لمجموعاتٍ أو أفرادٍ معينين، ضمن فتراتٍ قصيرة، قد تكون أياماً أو أسابيع.

على سبيل المثال، في حال كان أحد أهداف العمل هو الحفاظ على المعدّات والآلات في قسم الإنتاج بأعلى جودة، فهنا يكون دور الخطة التشغيلية هو تكليف الفريق المختصّ بإجراء صيانة دورية كل أسبوع مثلاً لهذه المعدّات، وتزويدهم بالموارد اللازمة ومتابعتهم، والتأكد من إنجازهم للمهمة المطلوبة.

تقييم أداء المنظمة والمشروع بشكلٍ دقيق

تعتمد الخطة التنفيذية، على مهام عملية يُمكن قياس نتائجها وتقييمها، سواءً عن طريق الملاحظة المباشرة أو استخدام أدواتٍ وبرامج معينة لذلك، مما يُسهّل تقييم أداء المنظمة أو المشروع بشكلٍ دقيق، والتأكد من أنّ الأمور تسير على نحو صحيح لتحقيق الأهداف والنجاح. 

التخطيط للطوارئ: الاستعداد لأيّة حوادث أو مخاطر غير متوقعة

تُساعد أنواع التخطيط الثلاثة المذكورة في الأعلى، على تحقيق أهداف المنظمة أو المشروع بشكلٍ فعّال، ولكن ماذا لو حدث أمرٌ ما لم يكن بالحسبان؟! تغيّرات اقتصادية مفاجئة في السوق مثلاً، أو تضرر مقر المنظمة بسبب وقوع زلزال أو حريق غير متوقع، هنا يأتي دور خطة الطوارئ، حيث ترتبط بإدارة المخاطر المُتوقعة وغير المُتوقعة التي يُمكن التعرّض لها في المستقبل وقد تضر بالعمل، إذ تشمل كل السيناريوهات المحتملة وكيفية التعامل معها، والإجراءات المناسبة التي يجب اتخاذها في حال وقوعها.

ولا شكّ في أنّ أهم ما يلزم عند التعامل مع خطة الطوارئ، هو اتخاذ القرارات بسرعةٍ وثقة أكبر عند مواجهة تغيّراتٍ مفاجئة وغير متوقعة، وبالتالي تقليل التعطيل والخسائر، وتسريع إدارة الأزمات والتعافي. 

المراجع

[1] cliffsnotes.com, Detailing Types of Plans
[2] cubesoftware.com, Organizational plans: a quick primer (with examples)
[3] planview.com, STRATEGIC VS. TACTICAL PLANNING: UNDERSTANDING THE DIFFERENCES
[4] pingboard.com, Organizational Planning Guide: Types of Plans, Steps, and Examples
[5] spiderstrategies.com, Create an Operational Plan that Makes an Impact
[6] dhr.gov.ae, موارد الشارقة تنظم برنامجها التدريبي التخطيط الاستراتيجي