مميزات الأرشفة الإلكترونية التي تُميزها عن الأرشفة الورقية

وتجدر الإشارة هنا إلى أنّ البيانات صارت تُحفَظ حاليّاً في مِلفّات مُخزَّنة على الأجهزة المختلفة تُعرَف باسم "المُستنَدات الإلكترونية"؛ ممّا يُتيح التعامل معها بما يُلائم مُتطلَّبات العصر الرقمي الحديث، وفي ما يأتي بعض أبرز مزايا الأرشفة الإلكترونية التي جعلتها تتفوَّق على الأرشفة الورقية، وتحلّ مَحلَّها في مجالات مختلفة:

حفظ البيانات حفظاً آمِناً جداً ولفترات طويلة

يخشى الأفراد جميعهم من ضياع البيانات الورقية، أو وصول أشخاص غير مُصرَّح لهم إليها؛ ممّا يجعلها عرضةً للتلاعُب أحياناً دون القدرة على اكتشاف ذلك؛ فالحَدّ الفاصل بين حدوث ذلك أو عدمه هو المفاتيح والأقفال فقط، إلّا أنّ هذا النوع من المخاطر يُعَدّ مُستبعَداً في الأرشفة الإلكترونية؛ إذ يمكن ببساطة تشفير المِلفّات؛ الأمر الذي يجعل الوصول إلى ما في داخلها من معلومات مستحيلاً، حتى وإن كانت في حوزة الآخرين.

ويمكن الاستفادة أيضاً من ميزة إضافية مُرتبِطة بالأرشفة الإلكترونية؛ ألا وهي إمكانية وضع تنبيه على البيانات؛ لإخطار مالكها الأصلي عند محاولة أحدهم اختراقها وإجراء بعض التعديلات عليها، وقد تتعرَّض المِلفّات المُؤرشَفة ورقيّاً إلى التلف بسهولة أيضاً؛ كتعرُّض المكان الذي يحتوي عليها إلى الحريق، أو تمزيقها ببساطة؛ ممّا يعني احتمالية اختفائها في أي لحظة وإلى الأبد؛ لعدم توفُّر نُسَخ احتياطية منها غالباً.

أمّا المِلفّات الإلكترونية، فتُحفَظ حفظاً آمِناً، وقد تنتقل أيضاً إلى سلَّة المهملات ثمّ تُسترجَع بعد حذفها -عند الرغبة في ذلك-، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء نُسَخ احتياطية للمِلفّات المُهِمَّة؛ عبر وسائل عِدَّة؛ كالتخزين السحابي.

توفير الوقت والمال للاحتفاظ بالبيانات ونقلها

يمكن أن تُوفِّر الأرشفة الإلكترونية الكثير من المال على الرغم من التكاليف التي ينبغي إنفاقها لأغراض التخزين بالاستعانة بمُزوّدات خارجية؛ ففضلاً عن التكاليف الباهظة التي يتطلَّبها حفظ المِلفّات الورقية؛ كتوفير الأوراق، والحبر، والمكتبات ذات الرُّفوف الخاصَّة بالتخزين، والتي قد تحتاج إلى صيانة، إلى جانب توفير المساحة، فإنّ ضياع المِلفّ والبحث عنه يُعَدّ مُكلِفاً أيضاً، بالإضافة إلى أنّ إنشاءه من جديد عند فقدان الأمل من إيجاده يُكلِّف المؤسسات والشركات مَبالِغ لا يُستَهان بها.

وإلى جانب ما سبق، يمكن بالأرشفة الإلكترونية تفادي إضاعة الوقت في انتظار الحصول على نُسخة من المِلفّات الورقية عن طريق شركات التوصيل، أو عبر خدمة البريد السريع، بالإضافة إلى عدم الحاجة إلى دفع المال مقابل إرسالها؛ إذ يمكن ببساطة إرسال المِلفّات الإلكترونية، والاطِّلاع عليها، بغضّ النظر عن مكان تواجُد المُستخدِم، وتنظيم بيانات الشركة على قاعدة بيانات واحدة يُسهِّل وصول الأقسام المختلفة إلى الجُزئيات البسيطة دون استنزاف الوقت.

إمكانية التعديل على البيانات الإلكترونية بسهولة 

تتميَّز الأرشفة الإلكترونية بسهولة تعديل البيانات المحفوظة، وخلال وقت قصير جدّاً، ويشمل ذلك التحرير، والحذف، والاستبدال، أو الدمج؛ إذ لا يتطلَّب الأمر سوى الوصول إلى البيانات وتعديلها وفقاً لما هو مطلوب، وإعادة حفظها من جديد، ويمكن أيضاً إعادة تخزينها في السحابة الإلكترونية عند الرغبة في ذلك، بينما يكون الأمر أكثر تعقيداً وتكلفةً في الأرشفة الورقية؛ إذ ينبغي إعادة الطباعة من جديد؛ لإجراء أيّ تعديل بسيط.

توفُّر صِيَغ وأنواع مختلفة للمِلفّات المحفوظة

تُوفِّر الأرشفة الإلكترونية خيارات مُتعدِّدة وبرامج مختلفة لحفظ البيانات، ومن أمثلتها برنامج الوورد "Word"؛ إذ يمكن من خلاله الاحتفاظ بالبيانات التي تكون على هيئة نصوص، أو مُخطَّطات، أو جداول، أو صور، أو مقاطع فيديو، أو غيرها؛ ممّا يُتيح للمُستخدِم اختيار الطريقة التي تناسب احتياجاته في تخزين البيانات مهما كانت مُعقَّدة أو مُتنوِّعة.

سهولة مشاركة البيانات والتعامل معها من قِبل عدة أشخاص

يحتاج بعض المُوظَّفين في الشركات أحياناً إلى التعاون في إنجاز مَهمَّة ما، إلّا أنّ هذه العملية لا يمكن أن تجري بسهولة وسلاسة دون تنظيم اجتماع مشترك يضمُّهم جميعهاً؛ لمُناقشة بنود المِلفّات المحفوظة، وتبادل الملاحظات بشأنها.

أو قد يحتاج المدير إلى إرسال نُسخة مطبوعة -بعد إعداد نسخته الخاصَّة وتدوين ملاحظاته- إلى كلّ فرد منهم؛ لكتابة رأيه، ثمّ استعادة هذه النُّسَخ وتوزيعها على الأفراد جميعهم من جديد، وهذا بالطبع استنزاف حقيقي للوقت والجُهد.

لذا، يمكن الاعتماد على الأرشفة الإلكترونية في مثل هذا النوع من الأعمال؛ إذ يمكن ببساطة مشاركة مِلفّ إلكتروني مع عدد من الأشخاص؛ ممّا يُتيح لهم جميعهم كتابة التعليقات، وإجراء التعديلات الضرورية التي تظهر لدى كلّ من له حقّ الوصول إلى هذا المِلفّ، ثمّ حفظ المِلفّ بمُحتوَياته المُحدَّثة، ويمكن بالطبع إيقاف مشاركة هذه البيانات بعد إتمام المَهمَّة على الوجه المطلوب، والاحتفاظ بها في مكان آمِن مع المُستنَدات الأخرى للشركة.   

المراجع

[1] sergroup.com, Digital archiving
[2] grmdocumentmanagement.com, PAPER VS. DIGITAL RECORDS
[3] computerplusng.com, Paper document vs electronic document: which is better?
[4] document-genetics.co.uk, Electronic Document Management System or Paper-based - Which is Better?
[5] govos.com, Paper vs. Electronic Record Keeping: Which is Safer?