"موارد الشارقة" و"الوثائق" تنظمان برنامجاً لإدارة الوثائق الحكومية

الشارقة 24:

نظمت دائرة الموارد البشرية بالشارقة بالتعاون مع دار الوثائق في إمارة الشارقة، برنامجاً تدريبياً لموظفي حكومة الشارقة بعنوان "شرح نظام إدارة الوثائق الحكومية" الهادف إلى تعزيز وعي المشاركين بأهمية حفظ وإدارة الوثائق، لضمان سهولة الوصول إليها واسترجاعها عند الحاجة، وتزويدهم بالأدوات والمعرفة اللازمة لضمان حفظ الوثائق وفق أعلى المعايير، بما ينسجم مع رؤية الإمارة في تطوير العمل الحكومي وتعزيز كفاءته.

واستمر البرنامج على مدار أربعة أيام، وشارك فيه 51 موظفاً وموظفة من عدة جهات ومؤسسات ودوائر في حكومة الشارقة، وتناول البرنامج الإطار القانوني لنظام إدارة الوثائق في الجهات الحكومية، ونطاق النظام الموحد لتصنيف ومدد استبقاء الوثائق والملفات، وتطبيق نظام إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية.

كما تم التطرق إلى مفاهيم وأنواع الوثائق الحكومية، وشرح أهداف نظام التصنيف الذي يضمن السرعة والدقة في الاستدلال على الوثائق، وتيسير حفظ الوثائق وحمايتها، لضمان استمرارية الأعمال بجودة وكفاءة، وتضمنت السلسلة شرحاً عن إدارة الوثائق الحيوية، وآليات تصنيفها ضمن درجات السرية، وإتلاف المعلومات الحساسة، وخطوات انتقاء الوثائق، بالإضافة إلى تهيئة القاعات لحفظ الوثائق الحكومية، وما تتضمنه من مواصفات عامة وإجراءات وقائية معتمدة. 

وحظي البرنامج التدريبي بإشادة واسعة من المشاركين، الذين أعربوا عن تقديرهم لجودة المحتوى التدريبي وتنوع الموضوعات المطروحة، والتي شملت جوانب متعددة من إدارة الوثائق وتصنيفها وحفظها. 

وأكد المشاركون أن البرنامج ساهم في تعزيز معرفتهم بالمعايير المعتمدة لتوثيق وحفظ الوثائق. كما أثنوا على المستوى العالي للمدرّب، وحرصه على توضيح المفاهيم بشكل مبسط وشامل، مدعوم بالأمثلة والتطبيقات العملية.

ويأتي تنظيم هذا البرنامج التدريبي لتعزيز مفهوم التوثيق وحفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية، إذ يهدف إلى تمكين الموظفين من اتباع أفضل الممارسات في إدارة الوثائق، سواء الورقية أو الإلكترونية، باعتبار أن حفظ الوثائق وإدارتها بشكل منهجي وسليم يعد ركيزة أساسية لضمان استمرارية العمل الحكومي، والحفاظ على ذاكرة المؤسسات الحكومية وتاريخها.