"المالية المركزية بالشارقة" تُنجز مشروع هندسة عملياتها المؤسسية

الشارقة 24:

أعلنت دائرة المالية المركزية بالشارقة، إنجاز مشروع هندسة العمليات المؤسسية وفق أفضل الممارسات، والذي شمل عدد 208 عمليات رئيسية ومساندة توزعت على 15 وحدة تنظيمية فيها.

قال بدر آل علي، مدير إدارة التخطيط الاستراتيجي والتميز المؤسسي في الدائرة، إن المشروع يسعى لتحقيق جملة من الأهداف الرامية إلى تطوير نظام إدارة العمليات في الدائرة، وبما يسهم في تحسين كفاءة هذه العمليات وفاعليتها، ورفع جودة منظومة الخدمات التي تقدمها، كما أن المشروع يساعد في استحداث أساليب إدارية جديدة بالمقارنة مع أفضل الممارسات المطبقة في الإطار المؤسسي.

وأوضح أن استخدام هندسة العمليات المؤسسية يضيف قيمة كبيرة في جهود تطوير العمل، ويعزز من ثقة الأطراف المعنية وتحقيق الأهداف والتوجهات الاستراتيجية للدائرة، والتي تنسجم مع توجهات العمل الحكومي في إمارة الشارقة ومكانتها المتقدمة وتطور مستوى الخدمات الحكومية فيها.

وثمن بدر آل علي جهود فريق عمل قسم الجودة والتميز المؤسسي القائم على إنجاز المشروع الذي امتد على 6 مراحل، مشيداً بالتزامهم وحرفيتهم في العمل، ومساهمتهم المؤثرة في بناء وتطوير منظومة العمليات المؤسسية في الدائرة، ودورهم الفاعل من خلال المشروع في تسهيل إنجاز المهام، وتسريع الوصول إلى المعلومات ومساعدة الموظفين في إنجاز أعمالهم المتعلقة بالعمليات.

وحول أبرز النتائج التي حققها المشروع، ذكرت ميثاء الطنيجي رئيس قسم الجودة والتميز المؤسسي،  أن نطاق المشروع غطى 208 عمليات إدارية قائمة حالياً منها 80 عملية رئيسية و128 عملية مساندة، وتوزعت هذه العمليات على 8 إدارات وبواقع 145 عملية، و7 مكاتب وبواقع 63 عملية، لافتة إلى أن عدد العمليات التي تم دمجها بناءً على نتائج المشروع بلغ 14 عملية، فيما تم تحديث 24 عملية.

وأشارت إلى أن عدد العمليات المترابطة بلغ 72 عملية، بينما تم الوقوف على 6 عمليات يوجد فيها نوع من التداخل والازدواجية، كما تم استحداث 29 عملية من خلال فصل 7 عمليات، وإضافة 6 عمليات، بينما جاءت 16 عملية غير موثقة، حيث أدرجت هذه العمليات إلى 195 عملية سابقة ليصل الإجمالي إلى 208 عمليات.

وقد ركزت المرحلة الأولى من المشروع على عملية التقييم وفهم السياق، وشهدت عقد اجتماع تمهيدي لفريق عمل المشروع بهدف التعرف على ممارسات الدائرة، وإعداد تقرير نضج العمليات المؤسسية، وتطوير الخطة التنفيذية للمشروع، فيما عالجت المرحلة الثانية إطار عمل العمليات المؤسسية وتطويرها وفقاً لأفضل الممارسات، ولهذا الغرض نُفِّذَت ورشة توعوية لموظفي الدائرة.

واستهدفت المرحلة الثالثة تصنيف العمليات من خلال عقد سلسلة اجتماعات مع جميع الوحدات التنظيمية ومراجعة كافة عمليتها وتصنيفها إلى عمليات رئيسية وعمليات مساندة، وعلى ضوء ذلك أُعِدَّت قائمة بعمليات كل وحدة تنظيمية، وتنفيذ زيارة مقارنة معيارية بمجال إدارة العمليات مع مؤسسة الإمارات للخدمات الصحية.

وشملت المرحلة الرابعة من المشروع مراجعة وتوثيق العمليات عبر إعداد وتصميم نموذج توثيق العمليات، والاجتماع مع الوحدات المعنية لتوثيق وتحديث العمليات، وإعداد أدلتها مدعمة بدليل عمليات تشغيلي، وتوثيق 29 عملية جديدة.

وأما في المرحلة الخامسة، فقد قام فريق العمل بدراسة تحليل الازدواجية والترابط بين العمليات، عبر تحديد الارتباطات والتفاعلات الممكنة بين العمليات وباقي العمليات، وإعداد دراسة تحليل الازدواجية والتداخلات بين العمليات واقتراح التوصيات، والتي أسفرت عن دمج 14 عملية لتصبح 5 عمليات.

وفي المرحلة السادسة والأخيرة، أُنْجِز تقرير المشروع وإغلاقه، وتقرر إعداد خطة الاستدامة لمنظومة العمليات المؤسسية.