اعتماد نظام إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية في إكسبو الشارقة

الشارقة 24:

وقّعت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، مذكرة تفاهم مع مركز إكسبو الشارقة، لاعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمركز، وذلك بناء على خطط التصنيف ومدد الاستبقاء التي تم تحديدها وفقاً لحاجات العمل، بهدف جمع وتنظيم وحفظ أرصدة أرشيف ووثائق إكسبو الشارقة الورقية والإلكترونية، وفق أفضل المعايير والمواصفات العالمية.

وجرت مراسم توقيع مذكرة التفاهم في مركز إكسبو الشارقة الاثنين، من قبل سعادة صلاح سالم المحمود، مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، وسعادة سيف محمد المدفع، الرئيس التنفيذي لمركز إكسبو الشارقة، وبحضور عدد من المدراء والمسؤولين والموظفين من الجهتين.

وبموجب مذكرة التفاهم، ستقدم الهيئة كافة أوجه الدعم خلال مراحل إعداد النظام عن طريق تنسيق اجتماعات مباشرة وافتراضية، مع الفرق المعنية من مركز إكسبو الشارقة، إلى جانب الزيارات الميدانية، وتقديم الاستشارات الفنية، وتنفيذ الورش العملية والتطبيقية، وتعميم الكتيبات التفصيلية، وتسليم المركز ملفات وصناديق الحفظ المعتمدة من الهيئة، والتي تحافظ على الوثائق الورقية من أية عوامل قد تؤدي إلى ضياعها أو تلفها، وسيضمن نظام إدارة الوثائق الخصوصية استمرارية إنجاز الأعمال والمهام بجودة وكفاءة عالية، وذلك بفضل خطط التصنيف ومدد الاستبقاء التي يتم خلالها تنظيم الوثائق والبيانات بناءً على التقسيمات المعتمدة في المركز، والمدد الزمنية المحددة لكل مرحلة عمرية لكل نوع من أنواع الوثائق.

وأكد سعادة صلاح سالم المحمود، أن هذه المذكرة تأتي ضمن مساعي الهيئة لتنظيم الوثائق الحكومية في الإمارة، وحفظ الأرشيف الحكومي والتاريخي وفق أفضل الطرق والمعايير والأنظمة الحديثة، ومواصلة للأعمال التي تهدف إلى تطبيق النظام في مختلف الجهات الحكومية في الشارقة.
 
من جانبه أشار سعادة سيف محمد المدفع، إلى أن توقيع المذكرة يجسد حرص الجانبين على تعزيز تعاونهما لخدمة وتطوير أنظمة التوثيق في إمارة الشارقة، تماشياً مع رؤى وتوجيهات القيادة الرشيدة في حفظ المستندات والاهتمام بها وأرشفتها، وفق أفضل الطرق والأنظمة المعمول بها، مؤكداً أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية يجسد حرص المركز على حفظ كافة الوثائق المرتبطة بتاريخ الشارقة وتميزها وريادتها في صناعة المعارض والمؤتمرات.