بلدية الشارقة تنجز 103 آلاف معاملة داخلية وخارجية خلال شهر

الشارقة 24: أكدت بلدية مدينة الشارقة أن استمرار تقديم الخدمات في جميع مجالات العمل البلدي وخصوصاً خلال فترة العمل عن بعد، استند إلى منظومة متميزة من التطور الرقمي، ومن خلال أكبر مشروع تتبناه البلدية، وهو مشروع التحول الرقمي "سابق"، والذي سيتم من خلاله تحويل جميع الخدمات التي يتم تقديمها للجمهور والخدمات الداخلية إلى رقمية بالكامل، وهو ما يساهم في اختصار الوقت والجهد ويعزز من مسيرة الريادة والتميز، فما قامت به البلدية خلال الفترة الماضية من تقديم للخدمات عبر موقعها الإلكتروني وتطبيقاتها الذكية يعكس حجم الإنجاز الذي قامت به على الصعيد الرقمي. لبنة أساسية وفي هذا السياق، أكد سعادة ثابت الطريفي مدير عام بلدية مدينة الشارقة، أن قطاع الدعم المؤسسي يعتبر اللبنة الأساسية التي تعتمد عليها البلدية في تطوير مختلف الخدمات، لما يوفره من أدوات ووسائل مهمة من خلال إدارة تقنية ونظم المعلومات وإدارة التحول الرقمي على وجه الخصوص. وأوضح أنه ساهمت الجهود التي قدمها القطاع في استمرار العمل دون توقف، ضمن منظومة العمل عن بعد، التي فعلتها البلدية ضمن الإجراءات الوقائية والاحترازية، فواصلت تقديم خدماتها للجمهور بتنسيق وتعاون كبير بين جميع الإدارات التي كانت رؤيتها الابتكارية قاعدة مهمة في عدم تعطيل مصالح الناس والتواصل معهم بشتى الطرق لإنجاز معاملاتهم بالدقة والسرعة اللازمة. ومن جانبه، أوضح الدكتور عبد الله علي القايدي مساعد المدير العام لقطاع الدعم المؤسسي، أن جميع الإدارات قامت بتفعيل نظام العمل عن بعد، وساهمت في دعم جميع الإدارات لأداء مهامها ضمن هذا النظام، وحققت إنجازات نوعية عززت من مسيرة التميز، وخصوصاً من خلال الاستغلال الأمثل لمشروعها الرقمي "سابق"، حيث ساهم في أتمتتة جميع إجراءاتها الداخلية بما يتطابق مع أفضل الممارسات ولتحويل جميع خدماتها إلى رقمية ذكية وفق أعلى المعايير العالمية، حيث يتكون هذا البرنامج من مشروعين الأول يتعلق بتخطيط الموارد المؤسسية، والآخر مشروع العمليات التشغيلية، وقد تم الانتهاء من المرحلة الأولى والتي خلالها تم حصر 650 إجراء تمت أتمتتهم بالكامل، وحصر 222 خدمة سيتم تحويلها إلى رقمية بالكامل مع انتهاء البرنامج. وأشار إلى أن جميع إدارات القطاع التي تشمل إدارة تقنية ونظم المعلومات وإدارة الموارد البشرية والإدارة المالية وإدارة الوثائق وإدارة العقود والمشتريات وإدارة التحول الرقمي وإدارة المستودعات قامت باتخاذ جميع الإجراءات الوقائية، وفعلت نظام العمل عن بعد لاستمرار أداء مهامها. حيث أنجزت هذه الإدارات حوالي 103 آلاف معاملة داخلة وخارجية خلا شهر إبريل الماضي. أرشفة رقمية وأكدت الشيخة خلود المعلا مدير إدارة الوثائق، أن عدد المعاملات التي أنجزتها الإدارة خلال الفترة الماضية بلغت 46206 معاملات داخلية وخارجية خلال شهر إبريل، كما قامت بإغلاق صالة خدمة المتعاملين في مكتب المخططات التابع لها، وانتهجت آلية جديدة لاستلام وتسليم المخططات التابعة لقطاع الهندسة والمباني، حيث تم إنشاء ملف إلكتروني مشترك بين إدارة تراخيص البناء وإدارة الوثائق لاستلام المخططات الهندسية والتدقيق وأرشفتها إلى الخادم بشكل مباشر وإلغاء آلية الاستلام اليدوي للموظف المعني، ومنح صلاحية الدخول والاطلاع على ملف شهادات توصيل الخدمات و الإنجاز ( ARC –ING) وأرشفة الملفات المنجزة التابعة لإدارة الهندسة للموظفين المعنيين لدى إدارة الوثائق، ومنح صلاحية الاستعلام في النظام الخاص بإدارة الوثائق لموظفي إدارة الهندسة للوثائق والملفات الخاصة بهم، بالإضافة إلى إلغاء آلية استقبال المراسلات والطلبات الورقية لجميع الدوائر والمؤسسات الحكومية وشبه الحكومية والمراجعين في مكتب الصادر والوارد واستقبالها إلكترونياً عن طريق البريد الرسمي للبلدية. 33302 معاملة وأعلنت ريم عبد الله الروسي مدير إدارة الموارد البشرية عن استمرار الخدمات التي تقدمها الإدارة من خلال نظام العمل عن بعد خلال الفترة الماضية، حيث أنجزت 33302 معاملة داخلية وخارجية، ومتابعة شؤون جميع الموظفين المختلفة من خلال فرق عمل متعددة تنجز مهامها بالدقة اللازمة، وتوفير قنوات تواصل مبتكرة تضمن استمرارية الأعمال وبجودة عالية ، حيث توالت الاجتماعات الدورية لفرق العمل المختلفة بالإدارة عن بعد عبر منصات التطبيقات الذكية لمناقشة سير الأعمال ونسب الإنجاز ووضع الخطط التطويرية، وإعداد العديد من التقارير الإدارية الدورية والإحصائيات المتنوعة والدراسات التخصصية، والتي تتضمن تقارير الفنيين والميدانيين ونسب العاملين في نظام العمل عن بعد، ومتابعة سير العمل في هذا النظام والمنجزات التي تحققت، والإشراف على مشروع المتطوعين لدعم فريق التعقيم بالبلدية بعدد 38 متطوعاً من الموظفين . وأوضحت أنه في مجال الخدمات الذكية والإلكترونية، فقد تم تطوير العديد من الأنظمة الداخلية ومنها تطوير نظام المتصفح الإلكتروني للملفات واستحداث وسائل تقنية تتزامن مع مبادرة مشروع إدارة بلا ورق، كما استمرت الإدارة في تدريب طلبة الجامعة ضمن برنامج التدريب الصيفي من خلال الاتصال المرئي ونظام العمل عن بعد، حيث حرصت على عدم توقف برنامج التدريب الصيفي في ظل الظروف الحالية، واستمرت في تقديمه للطلبة من خلال التواصل معهم عن بعد، لإكسابهم خبرات متعددة من خلال دمجهم بجميع قطاعات البلدية كل حسب اختصاصه، وحسب رغباتهم وميولهم، مشيرة إلى تقديم دورات تدريبية عامة وتخصصية عن بعد للموظفين لصقل مهاراتهم وإصدار عدد 225 شهادة للمشاركين في الورش التدريبية والتي نظمت عن بعد، بالإضافة إلى نشر مواد مرئية تثقيفية ووقائية ونشرات توعوية وبعدة لغات للموظفين والعمال . أفضل التقنيات من جانبه، أوضح محمد الملا مدير إدارة تقنية ونظم المعلومات أن الإدارة وفرت جميع الإمكانيات اللازمة لتمكين الموظفين من أداء مهام عملهم عن بعد، وتفعيل الأنظمة اللازمة لسير العمل واعتماد أفضل التقنيات، ومتابعة جميع الملاحظات الواردة من مختلف الإدارات والعمل إصلاح أي خلال قد يطرأ، فما تمتلكه البلدية من أدوات متطورة وبنية رقمية ساهم في توفير جميع الخدمات لجميع الموظفين لاستمرارية العمل ضمن نظام العمل عن بعد، مشيراً إلى أن الإدارة شكّلت فريقاً للتعامل السريع مع جميع متطلبات المرحلة الحالية وتقديم الدعم والمساندة الفنية لجميع الإدارات. الخطة الاستراتيجية وأكدت بدور الحمادي مدير إدارة الاستراتيجية والمستقبل، أن الإدارة قامت بمتابعة جميع التفاصيل المتعلقة حول رضا الموظفين عن نظام العمل عن بعد وأعدت استبياناً خاصاً لقياس نسبة الرضا، حيث أظهر نتيجة مرتفعة بلغت 93.83 من الموظفين العاملين عن بعد راضون عن هذا النظام، كما أعدت تقريراً شاملاً لكل الإدارات يشمل جميع الإجراءات الوقائية التي اتخذتها لحماية موظفيها وأبرز ما حققته من إنجازات عن بعد، كما قامت بمتابعة جميع مهام العمل من خلال الاجتماعات الدورية عبر الاتصال المرئي ومتابعة مشروع الخطة الاستراتيجية، لتحقيق أهدافها بالصورة اللازمة. تواصل عن بعد من جانبه، أكد محمد الشامسي مدير إدارة العقود والمشتريات، أن الادارة قامت بتفعيل نظام العمل عن بعد مما مكنها من إنجاز أكثر من 2092 معاملة داخلية وخارجية، كما و أنها اتخذت جميع الإجراءات الوقائية والاحترازية لتحقيق التباعد الاجتماعي والحد من انتشار الفيروس حيث قامت بالتعميم على الموردين و الشركاء الاستراتيجيين بالتواصل معها عن طريق الوسائل الإلكترونية لإنجاز المعاملات الخاصة بهم وتوفير جميع الأدوات اللازمة للموظفين من أجل إنجاز جميع المعاملات من خلال العمل عن بعد. 19738 معاملة وأوضح حمد الحمادي مدير الإدارة المالية، أن الإدارة استمرت بتقديم كافة الخدمات المالية لإدارات البلدية و جمهور المتعاملين والموردين، عن طريق استحداث مجموعة من الخدمات الإلكترونية، كما وأطلقت الإدارة باقة من قنوات التحصيل الإلكترونية لتقديم خيارات الدفع المتنوعة والأكثر أماناً لجمهور المتعاملين، مشيراً أن مجموع المعاملات المنجزة بالإدارة خلال فترة العمل عن بعد بلغت 19738 معاملة. كما عملت الإدارة على تطوير الأنظمة المالية المستخدمة تماشياً مع تطبيق المحفزات المعتمدة من حكومة الشارقة لدعم الجهات الحكومية والخاصة والتخفيف من التأثيرات الاقتصادية التي يشهدها العالم خلال هذه الفترة.