"الشارقة للوثائق والأرشيف" تعرّف بآليات تطبيق نظام إدارة الوثائق

الشارقة 24:

استمراراً لأعمال توحيد وتطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية في الجهات الحكومية، قدمت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف 8 ورش حية وافتراضية بعنوان "تطبيق نظام إدارة الوثائق" للموظفين المعنيين بإدارة وحفظ الوثائق في الأمانة العامة للمجلس التنفيذي، وهيئة مطار الشارقة الدولي، وغرفة تجارة وصناعة الشارقة، وهيئة الطرق والمواصلات، ودائرة الأشغال العامة، وقد قدم هذه الورش أخصائيو الهيئة من ذوي الخبرة والكفاءة العالية في هذا المجال.

وقد تم خلال هذه الورش عرض الإطار القانوني لنظام إدارة الوثائق الجارية في الجهات الحكومية، والتعريف بأدوات إدارة الوثائق التي تتضمن نظام التصنيف ونظام مدد الاستبقاء، وطريقة إعداد قاعدة بيانات لإدارة الوثائق لتتبع حركتها منذ نشأتها وحتى مصيرها النهائي.

وقد تضمنت الورش شرحاً لمعايير إدراج رمز تصنيف محدد للملفات والوثائق، ولآليات تحويل وإتلاف الوثائق والتي تتم تحت إشراف الهيئة، لضمان تنفيذها وفقًا لأعلى المعايير المطبقة في هذا المجال.

كما تم التعريف بدور منشئ الوثائق، والمعني بتسجيل الوثائق وتطبيق نظام التصنيف ونظام مدد استبقاء الوثائق في الجهات الحكومية، والمسؤول عن المحافظة على الوثائق وترتيبها وفقًا للمعايير المعتمدة، ومعالجة المسائل المتعلقة بإدارة الوثائق وذلك بالتعاون مع أخصائيو الوثائق، الذين يقومون بدورهم بالإشراف على إعداد النظام، والمساعدة في تحديد الوثائق السرية والأساسية، والتوعية بأهمية تطبيق إدارة الوثائق، وتدريب وتأهيل الموظفين على استعمال أدوات إدارة الوثائق ومتابعة تطبيقها.

وفي نهاية الورش تم استعراض استمارات تطبيق نظام إدارة الوثائق، وشرح آلية استخدامها بالطريقة الأمثل لتحقيق النتائج المرجوة منها، وعرض مجموعة من الأمثلة التطبيقية على المشاركين لتكون مرجعاً لهم للاستفادة منها خلال مرحلة التطبيق على وثائق كل جهة من الجهات المعنية والمستهدفة خلال هذه الورش.